� управление мультимедиаконтентом( DAM) – управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
� управление знаниями( knowledge management) – поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
� документо-ориентированное взаимодействие( collaboration) – совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
Помимо уже упомянутых работы с бизнес-процессами и workflow, ECM должна тесно интегрироваться с системами ERP, CRM и другими корпоративными системами и выступать их связующим звеном.
ECM является общим термином, покрывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, совместную работу, управление записями, управление цифровым контентом( DAM), управление бизнес-процессами, захват и сканирование документов. ECM в первую очередь направлено на управление жизненным циклом информации. От первоначального упоминания или создания документа, отслеживание его вплоть до отправки в архив или удаления. ECM приложения поставляются в трех видах: � Локальные приложения. ECM приложение разрабатывается как традиционное программное обеспечение, которое компания устанавливает в собственной корпоративной сети. В этом случае каждая компания управляет и поддерживает и ECM приложение, и сервера, хранящие данные. Такие системы, как правило, очень гибкие и подстраиваются под нужды конкретной организации.
� Программное обеспечение как услуга( software as a service, SaaS). Данная бизнес-модель подразумевает, что вместо развертывания программного обеспечения на территории предприятия, пользователи получают доступ к приложению и их данным через интернет. Она так же известна как « облачные вычисления ». Поскольку технологии SaaS достаточно развиты, предприятие может получить те же функции и возможности, как и при настройке локального приложения. SaaS позволяет компаниям быстрее начать использовать ECM, так как им больше не нужно покупать и настраивать оборудование, настраивать приложение, базы данных и сервера.
� Гибридные решения. В некоторых случаях компании ищут компромисс и используют обе модели – локальное приложение и SaaS. Например, когда компания хочет управлять своей собственной локальной ECM и одновременно с этим предоставляет легкий веб-доступ к определенной информации своим деловым партнерам или клиентам, с помощью SaaS.
ECM сочетает компоненты, которые также могут быть использованы в качестве отдельных систем без включения в масштабную систему предприятия. AIIM разделила ECM компоненты и технологии на следующие 5 групп: захват, управление, хранение, архивирование и доставка.
Захват включает в себя преобразование бумажных документов в электронный формат с помощью сканирования. Захват также используется для сбора электронных файлов и информации в последовательную структуру для управления. Технология захвата охватывает также создание метаданных, которые описывают характеристики документа для легкого обнаружения с помощью поисковых систем. Например, медицинская диаграмма может включать идентификатор пациента, имя пациента, дату визита, и процедуру, как значения индекса, чтобы облегчить поиск для медицинского персонала.
Ранние СЭД использовали фотографии документов для хранения в виде микрофильмов или микрофиш. Теперь сканеры изображений делают цифровые копии бумажных документов. Документы уже в цифровом виде могут быть скопированы или выложены в общий доступ.
Для извлечения информации из отсканированных документов или цифровых факсов могут быть использованы различные технологии: оптическое распознавание символов( OCR), распознавание рукописного ввода( HCR), интеллектуальное распознавание символов( ICR), оптическое распознавание знаков( OMR), распознавание штрих и бар-кодов, очистка изображений и т. д.
Категория управление включает в себя 5 традиционных областей: управление документами, коллаборация( или обеспечение совместной работы), управление веб-контентом, ведение документации, графическое представление потока задач и управление бизнес-процессами.
Компоненты группы хранение можно разделить на 3 подкатегории: хранилища, библиотечные сервисы в качестве компонентов для управления хранилищем и технологии хранения данных. Эти компоненты иногда могут поставляться на уровне операционной системой( как файловая система), а также включают в себя технологии безопасности, которые работают в паре с компонентами доставки. Тем не менее, технологии безопасности, в том числе контроля доступа, являются важнейшими компонентами систем ECM.
93