Основным этапом по работе с документами на делопроизводстве, описывающим и контролирующем их движение является документооборот. В условиях постоянного роста объемов документов и необходимости их контроля, появилась необходимость в создании автоматизированной системы контроля документов. Первые такие системы электронного документооборота начали появляться на рубеже 1980-х, 1990-х годов и предназначались для правительственных канцелярий и крупных предприятий. Весь их функционал сводился к электронному журналу документов. Современные системы электронного документооборота( СЭД) позволяют полностью контролировать документы и придерживаются следующих принципов:
� Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
� Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
� Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа( задачи) в каждый момент времени жизни документа( процесса).
� Единая( или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
� Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
� Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Термин СЭД уже стал нарицательным и его часто путают с другим более обширным понятием- Управление корпоративным контентом( Enterprise Content Management, ECM).
ECM – средства организации и хранения документов организации, и другого контента, который относится к процессам организации. Термин охватывает стратегии, методы, и инструменты, используемые в течение жизненного цикла контента. Появившиеся относительно недавно системы управление корпоративным контентом являются потомками СЭД. За период с 2005г. термин ECM претерпел 4 усовершенствования. На данный момент Ассоциация по вопросам Управления Информацией и Изображениями( Association for Information and Image Management, AIIM) так характеризует это понятие:
ECM – это стратегии, методы и инструменты используемые для захвата, управления, хранения, архивирования и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами. ECM охватывает управление информацией внутри всего объема предприятия, будь то информация, находящаяся в виде бумажного документа, электронного файла, потока печати базы данных или даже электронной почты.
Стоит так же отметить, что в данном контексте под документом подразумевается не привычные нам файлы Word, Excel, или файлы в других форматах передачи текстовой информации. В электронном документообороте документ может быть представлен как изображение, аудио или видео файл. В общем под документом здесь понимается любая неструктурированная информация( контент). Все документы сопровождаются своими статусами и атрибутами, имеют автора и определенный уровень доступа, что позволяет ускорить поиск необходимого документа и обеспечить должный уровень безопасности.
По определению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, реализующие не менее трех из перечисленных функций:
� управление документами – экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
� управление образами документов( document imaging) – захват, преобразование, оцифровка и управление бумажными документами;
� управление записями( или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, « управление документами ») – долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
� управление потоками работ( workflow) – поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
� управление веб-контентом( WCM) – автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
92