Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017)

KONcepcje przekazanie informacji – odpowiednio zadane pytanie czy odpowiedź udzielona służbom lub przełożonemu pozwoli właściwie ocenić sytuację i zareagować. Nawet z pozoru tak prosta sprawa, jak poinformowanie o zdarzeniu, w praktyce może utrudnić rozwiązanie problemu, na przykład gdy wolontariusz w stresie nie będzie w stanie rzeczowo przekazać najważniejszych informacji o zdarzeniu lub powiadomi nieodpowiednią osobę. W spisanych zasadach powinny znaleźć się informacje istotne dla każdego szczebla organizacji. Kontakt do osoby, do której należy się zgłosić w przypadku problemu powinien być ogólnie i łatwo dostępny dla każdego organizatora i wolontariusza. Należy również podać adresy najbliższego szpitala, przychodni i apteki, numery telefonu posterunku policji, straży miejskiej i straży pożarnej, numery alarmowe i numer telefonu szefa ochrony, koordynatora i telefonu zaufania, jeśli taki działa na terenie konwentu. Procedury powinny być też ułatwieniem dla uczestnika – dzięki nim jego zgłoszenie o sytuacji zagrażającej bezpieczeństwu szybko dotrze do odpowiedniej osoby i nie będzie niejasności, kto ma zająć się problemem. Najgorszą rzeczą pod względem organizacyjnym, jaka może się wydarzyć w takim przypadku, jest niepewność, na kim spoczywa obowiązek zajęcia się sytuacją i odsyłanie osoby zgłaszającej lub poszkodowanej do kolejnych organizatorów, zmuszając ją do wielokrotnego powtarzania zgłoszenia. Impreza wyrabia sobie wtedy opinię źle przygotowanej, chaotycznej i niewrażliwej na problemy uczestników. Obecnie nadal niewiele imprez posiada jasną i znaną każdemu organizatorowi i wolontariuszowi ścieżkę postępowania. Zarysowanie takiego procesu i stworzenie instrukcji przed konwentem może zdjąć z organizatorów ogrom pracy i stresu już podczas jego trwania, dlatego warto podjąć odpowiednie kroki i zainwestować w nie swój czas, a w razie wątpliwości zasięgnąć rady i poszukać optymalnych rozwiązań. Należy również pamiętać, że w określonych przypadkach procedury narzuca nam prawo, na przykład jeśli organizujemy imprezę masową. Warto zapoznać się z tymi przepisami, nawet jeśli większość konwentów nie zalicza się do tej kategorii. Szkolenie, szkolenie i jeszcze raz szkolenie Każdy członek pionu organizacyjnego jest ogniwem łańcucha bezpieczeństwa na imprezie i w jakimś stopniu odpowiada za bezpieczeństwo. Każdy może być postawiony w sytuacji, gdy to od 36

Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 36