Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 17

Radosław „Rynvord” Polański
wagi i skupiamy się na „tu i teraz”, nie zastanawiając się, jak będzie
wyglądała kolejna edycja wydarzenia, kto będzie ją organizował, czy
zachowany zostanie podział zespołów i forma organizacji.
Metody powszechnie uznane na świecie, w tym posiadające certyfikacje,
mają tę przewagę, że oferują sprawdzone rozwiązania. Podlegają one
ciągłym testom w ramach niezliczonych inicjatyw projektowych.
Najczęściej są to zbiory najlepszych praktyk oraz sprawdzonych zasad,
których stosowanie w ramach naszego wydarzenia może wymiernie
przyczynić się czy to do polepszenia wyników pracy całego zespołu, czy
to do lepszego zarządzania ryzykiem w ramach organizacji, czy też do
usprawnienia komunikacji w zespole.
Wybór metody
W wyborze metody można natknąć się na pułapki. Przede wszystkim
należy zastanowić się, czy dana metoda nie jest zbyt rozbudowana dla
naszych potrzeb.
Przykładem może być metodyka Project Management: Book of
Knowledge (PM:BoK) zaproponowana przez wywodzący się z USA Project
Management Institute. To doskonałe narzędzie do zarządzania dużymi
projektami angażującymi mnóstwo udziałowców (stakeholderów) oraz
posiadającymi znaczny budżet. PM:BoK nie służy jedynie do zarządzania
projektem, ale dostarcza bardzo rozbudowanych narzędzi do zarządzania
ryzykiem, opisuje aspekt ludzki i kwestie zarządzania całym zespołem
projektowym. Jednak tego typu metodyka jest zbyt skomplikowana dla
małych czy średnich konwentów.
Zwracając się w kierunku mniej rozbudowanych metod zarządzania
projektami, możemy sięgnąć po tak zwaną metodę Scrum, często
kojarzoną z branżą deweloperską i IT, która ma jednak zastosowanie
także w innych obszarach. Wymaga od zespołu projektowego ciągłej
pracy i codziennych spotkań, podczas których referowane są postępy,
formułowany plan na dany dzień oraz wymieniane problemy, z którymi
trzeba się zmierzyć. Zadania zdefiniowane w ramach Scrum są
płynniejsze i mogą ulegać zmianom w zależności od potrzeb, podczas
gdy typowy konwent organizowany jest bardziej tradycyjną metodą.
Metoda, która w dużym stopniu wpasowuje się w potrzeby organizacji
wydarzeń to PRINCE2, czyli w wolnym tłumaczeniu Projekty
w Kontrolowanym Otoczeniu (PRojects IN Controlled Enviroment).
PRINCE2 nie dostarcza konkretnych narzędzi i pozostawia swobodę
wyboru (w przypadku planowania może to być wykres Gantta,
17