También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de
Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar
documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior
localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores
tipo Z, guías, etc.
Clases de archivos:
Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en
la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por
haberse realizado sobre ellos trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo
lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias
de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser
utilizado constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso
inmediato a la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan
entre sí.