Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por
la mitad. Un libro puede estar formado por la
costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja
la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se
registran las secciones y subsecciones y las
series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia
de documentos por parte de una institución o
una persona, que implica responsabilidad
jurídica en la administración y conservación de
los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente
equipado y adecuado para el almacenamiento
y la conservación de los documentos de
archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de
organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso
de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el
contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda
sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las
propiedades físicas, químicas y/o mecánicas
de un material, causada por envejecimiento
natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la
reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes:
papel, video, casettes, cinta, película, microfilm
y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un
computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que
estudia las características internas y externas
de los documentos conforme a las reglas
formales que rigen su elaboración, con el
objeto de evidenciar la evolución de los tipos
documentales y determinar su valor como
fuentes para la historia.
Disposición final de documentos: Decisión
resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas
de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento:
Información
registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con
primarios cuyo uso es frecuente.
valores
Documento de apoyo: Documento generado
por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series
documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de
información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesari o
para el funcionamiento de un organismo y que,
por su contenido informativo y testimonial,
garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su