Archivo total: Concepto que hace referencia
al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital. Carpeta: Unidad de conservación a manera de
cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos
informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y
recuperación. Catálogo: Instrumento de consulta
describe unidades documentales.
Asunto: Contenido de una unidad documental
generado por una acción administrativa.
Certificación de documentos: Acción de
constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos
.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su
disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso
de organización documental, en la cual se
identifican
y
establecen
agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).
Código:
Identificación
numérica
o
alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las
series y subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Colección
documental:
Conjunto
de
documentos
reunidos
según
criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una
estructura orgánica ni responde a los principios
de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta
Dirección, responsable de cumplir y hacer
cumplir las políticas archivísticas, definir los
programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano
asesor del Archivo General de la Nación y de
los Consejos Territoriales del Sistema Nacional
de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
el valor secundario o no de los
documentos de las entidades públicas y
de las privadas que cumplen funciones
públicas.
que
la eliminación de documentos a los que
no se les pueda aplicar valoración
documental
La evaluación de las tablas de
retención y tablas de valoración
documental.
Conservación de documentos: Conjunto de
medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de
los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos:
Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a
evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un
documento o a un grupo de documentos con el
fin de conocer la información que contienen.
Copia:
Reproducción
documento.
exacta
de
un
Copia autenticada: Reproducción de un
documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el mismo
valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento
realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o
destrucción del mismo.