responsable del trámite y tiempo de respuesta
(si lo amerita), entre otros. unidad de conservación en el depósito y
mobiliario de un archivo.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de
entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas
naturales. Sistema
integrado
de
conservación:
Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento
adecuado de los documentos, garantizando su
integridad física y funcional en cualquier etapa
del ciclo vital.
Reglamento de archivo: Instrumento que
señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística en
una entidad. Sistema nacional de archivos: Conjunto de
instituciones archivísticas articuladas entre sí
que posibilitan la homogenización y la
normalización de los procesos archivísticos.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la
fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar
documentos originalmente consignados en
papel. Subserie:
Conjunto
de
unidades
documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas.
Retención documental: Plazo que los
documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad
administrativa productora de documentos.
Tabla de retención documental: Listado de
series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de
asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
Selección documental: Disposición final
señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el
archivo central con el fin de escoger una
muestra
de
documentos
de
carácter
representativo
para
su
conservación
permanente. Testigo: Elemento que indica la ubicación de
un documento cuando se retira de su lugar, en
caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y
que puede contener notas de referencias
cruzadas.
Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano
o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas
e informes, entre otros. Tipo documental: Unidad documental simple
originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos
que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada,
con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
Signatura
topográfica:
Identificación
convencional que señala la ubicación de una Trámite de documentos: Recorrido del
documento desde su producción o recepción,