Normalización
archivística:
Actividad
colectiva encaminada a unificar criterios en la
aplicación de la práctica archivística.
Principio de procedencia: Se trata de un
principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de
otras.
Producción documental: Generación de
documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras
originales y otros documentos notariales que
los escribanos y notarios autorizan con
formalidades.
Ordenación documental: Fase del proceso
de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de
clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la
estructura de una institución. En archivística se
usa para identificar las dependencias
productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de
operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Organización
documental:
Proceso
archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos
de una institución.
Patrimonio
documental:
Conjunto
de
documentos conservados por su valor histórico
o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un
principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que la disposición
física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series
y unidades documentales.
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de
operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de
los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y
efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona
y/o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de la dependencia competente, número
de radicación, nombre del funcionario