c. Başvuru Birimi Personelinin Dikkat Edeceği Hususlar ve Sorumlulukları:
Başvuru birimi personeli kendisine iletilen belgelerin işleme esas belgelerden olup
olmadığı, gerekli yetkinin genel olarak bulunup bulunmadığı konusunda şekli bir inceleme
yapmakla yükümlü olup, iletilen belgelerde ayrıntılı tasarruf yetkisinin (Bkz. Kavramlar) olup
olmadığı, ilgililerin kimlik tespiti ve sicildeki kayıtlardan kaynaklanan hatalar vb. hususlar
görevi kapsamında değildir. Ancak başvuru birimi personeli işleme ilişkin belgelerde eksiklik
olmaması, tarafların birlikte başvurmaları durumunda TAKBİS üzerindeki takyidatların varlığına
ilişkin taraflardan kabul beyanı alınması hususlarının izlenmesi konularında görevlidir. Ayrıca,
tarafların telefon numarası, imza ve adres bilgilerinin başvuru belgesine işlenmesinden, işlem
sahiplerine gerekli açıklayıcı bilgilerin sunulmasından, başvuru istem belgesinin tam ve
doğru olarak doldurulmasından ve başvurunun yetkili kişilerce yapılmasından başvuru birimi
personeli sorumlu olacaktır. Bu kapsamda; tarafların bilgilerinin düzenli bir şekilde girilmesi,
gerçek işlem sahiplerinin telefon bilgilerinin sisteme aktarılması (emlakçı veya iş takipçilerinin
telefon numaraları tarafların telefon numarası olarak girilmemelidir) hususlarından başvuru
birimi personeli sorumludur. Başvuru birimindeki işleyişin kontrol ve koordinasyonundan
bu biriminden sorumlu yetkili personel ve tapu müdürü birlikte sorumludur. 4. Grup tapu
müdürlüklerinde ise, tüm bu hususlardan tapu müdürü sorumludur.
ORS (Online randevu sistemi) üzerinden yapılan başvurular sıramatik numarası
alınmaksızın doğrudan başvuru birimine yönlendirilecek ve ORS üzerinden girilen veriler
zaman kaybının önlenmesi açısından doğrudan başvuru ekranına aktarılacaktır.
5. Başvuruda Gözönüne Alınacak Diğer Haller
a. Engellilerin Başvurusu
Tapu dairelerinde yapılan işlemlerle ilgili olarak istem sahibinin, işitme, konuşma veya
görme engelli olması hâlinde, işlemler isteğe bağlı olarak iki tanık huzurunda yapılır. Engellinin
tanık istememesi hâlinde, bu husus istem belgesinde veya resmî senette belirtilir. İlgilinin
işitme veya konuşma engelli olması ve yazı ile anlaşma imkânının da bulunmaması hâlinde,
işaret dilinden anlayan yeminli bilirkişi bulundurulur. (TST md. 24/2. fıkrası.)
b. Emlakçıların Başvurusu
14.03.2007 tarih ve 2007/4 sayılı Emlakçıların Ön Başvuru ile İş Takibi Uygulaması konulu
genelgesi ile tapu müdürlüklerince gerçekleştirilecek olan akitli işlemlerde; resmi senet
tanzimi öncesinde hazırlanması ve noksanlıkların ikmal etmesi için, emlakçılar ile tapu
48