tarafların bilgi sahibi olmalarının ve anlaşmalarının sağlanması gerekmektedir. Ayrıca işlem
esnasında tapu kaydında taşınmazı sınırlayan hak ve yükümlülükler varsa, bunlar hakkında
taraflara bilgi verilir ve mevcut sınırlama ve yükümlülüklerin varlığı kabul edilerek işlem
yapılmasının istenip istenilmediği sorulur. Mevcut sınırlama ve yükümlülüklerin varlığı kabul
edilerek işlemin sonuçlandırılması talep ediliyorsa, taşınmazı sınırlayan hak ve yükümlülükler
resmî senede doğru ve tam olarak yazılarak, bunların kabul edildiğine dair beyan alınır.
Ancak yukarıdaki bölümler de değinildiği üzere kanunen resmî senede, tescili bozucu veya
hükümsüz kılıcı kayıt ve şart yazılamaz. Tüm bu hususların sağlanması durumunda resmi
senet düzenlenebilir.
Diğer taraftan geçmiş emlâk vergisi borcundan tarafların müteselsilen sorumlu oldukları
hususuna, yurtiçinden tebligat adresi gösterilmesi gerektiği ve adres değişikliklerinin
tapu müdürlüğüne bildirilmemesi halinde Tebligat Kanunu hükümlerine göre hareket
edileceğinin, bildiklerine ilişkin tarafların kabullerini içeren açıklamalara resmî senedin akit
metni bölümünde yer verilir.
Müdürlük görevlilerince düzenlenen resmi senede tarafların son altı ay içerisinde çekilmiş
6x4 büyüklüğünde, renkli, vesikalık, orijinal ve kişiyi açıkça teşhis edebilecek nitelikteki
fotoğrafları yapıştırılır.(37)
Talebe yönelik işlem hazırlandıktan ve işlemle ilgili resmi senet düzenlendikten sonra
müdür ve/veya görevlendirilen personel, akdin imzalanmasından önce işlemle ilgili tüm
belgeleri kontrol eder. İşlemi hazırlama görevi ile işlemi kontrol etme görevi aynı kişide
birleşemez. (38) Kontrol akabinde işlemde eksiklik ve yanlışlık bulunmuyorsa kontrol işini
yapan personel resmî senedin “işlem kontrolü yapıldı” sütununa adını, soyadını yazarak imza
eder. İşlemde eksiklik ve yanlışlık tespit edilmiş ise, bunlar giderilmeden akdin imzalanması
aşamasına geçilmez.
Bu koşulların sağlanması halinde ise düzenlenen resmî senet hazırlayan görevli tarafından,
müdür ve/veya görevlendirilen memur, taraflar ile hazır bulundurulmuş tanıklar ve tercüman
huzurunda yüksek sesle, herkesin anlayacağı şekilde okunur ayrıca taraflar isterlerse resmî
senedi kendileri de alıp okuyabilirler.
Tarafların resmî senetteki imza yerine el ile “okudum” ibaresini yazmaları kuraldır fakat
imza kull