Cumplimiento
tenga problemas. Esto incluiría cualquier
actualización de los procedimientos (como
las modificaciones regulatorias o de los
sistemas), así también como los temas
clave de riesgo del cumplimiento que
han sido identificados en la última capacitación. Esto puede incluir analizar las
últimas auditorías y exámenes para revisar dónde sería de ayuda el conocimiento
de los empleados. Si bien la institución
puede tener un excelente programa de
capacitación, a menudo es bueno revisar
el contenido para mantenerlo vigente; la
revisión del mismo material cada año con
frecuencia resultará en que los empleados
rápidamente verán el contenido que ya
han visto antes — aún cuando haya habido
algunos cambios menores incorporados a
su contenido.
Reporte
El reporte se refiere a la información
comunicada a la gerencia, así también
como al reporte regulatorio (como el
reporte de operaciones sospechosas o de
grandes sumas de dinero en efectivo) realizado adecuadamente. Aunque tener un
buen conocimiento del contenido general
del programa de cumplimiento ALD es
fundamental para cualquier profesional
ALD, es importante poder transmitir esto a
la gerencia de una manera que sea efectiva
y que puedan obtenerse resultados cuando
sea necesario. Aquí es donde entra a jugar
el reporte gerencial efectivo.
El reporte gerencial debería incluir
medidas efectivas del funcionamiento del
programa de cumplimiento en general.
Esto podría incluir factores tales como el
porcentaje de diligencia debida sobre el
cliente completada correctamente, reporte
de operaciones sospechosas en cumplimiento de las obligaciones regulatorias
y el porcentaje total de la capacitación
obligatoria completada. Este reporte está
diseñado para entregar a la gerencia una
actualización sobre el estado de efectividad del programa; debe darle a la gerencia
un anticipo por si surgieran problemas.
Por ejemplo, si el reporte indica que no se
están reportando operaciones sospechosas
de acuerdo con los plazos regulatorias
fijados, podría requerirse una revisión
más detallada. Esto a su vez podría determinar algunas causas radicales, como que
se estén generando demasiados alertas de
baja calidad, que no hay suficientes investigadores para el trabajo o que algunos
cambios de procedimientos están generando un retraso importante en el trabajo.
Este reporte podría ayudar a resolver algunos problemas.
www.ACAMS.org/espanol
Finalmente, el reporte debería ser un
medio para identificar temas y resolverlos
adecuadamente. Si bien los oficiales de
cumplimiento tienen una cierta autonomía, hay veces en que los temas deben ser
elevados siguiendo la cadena gerencial. Por
ejemplo, algunos procedimientos de investigación ineficientes que están generando
atrasos probablemente puedan ser resueltos sin la participación de la gerencia superior, si la demora en la presentación está
relacionada con la escasez de personal,
esto es algo que probablemente deba ser
elevado al nivel superior para permitir la
contratación de los empleados necesarios.
Los reportes entregados a los reguladores, como los reportes de sumas en efectivo
o de operaciones sospechosas, deberían ser
exactos y oportunos. Cuando las regulaciones requieren que la institución financiera
presente un reporte, generalmente existe
una razón convincente detrás de la obligación. Por esta razón, es importante que las
instituciones asuman seriamente sus obligaciones de reporte y se tomen el tiempo
para revisar los reportes que presenten.
El reporte es uno de los más críticos — y
criticados — aspectos del programa ALD.
Muchos procedimientos de control se han
realizado por no entregar a las autoridades
de control legal la información a tiempo
y de manera precisa que hubiera sido
entregada en un informe de operación en
efectivo o de operación sospecho ̈́