soLuCiones PRÁCtiCAs
Eligiendo un proveedor
Al seleccionar un individuo o empresa con la
cual asociarse, existen varios elementos que
hay que analizar cuidadosamente antes de
firmar un contrato.
1. Primero y principal, es fundamentalmente
importante no combinar valor y precio,
en un extremo del espectro, y precio y
calidad en el otro. A menudo, un precio
más bajo es percibido como un mejor
valor. Eso es cierto, si todas las ofertas
brindan un producto o servicio de calidad
aceptable. Por lo tanto, conocer los requisitos fundamentales de los productos o
servicios que está buscando es la primera
clave para hacer que las comparaciones
de valor sean válidas.
Por el otro lado, un precio alto solo
garantiza una cosa: una factura de monto
importante. En última instancia, el valor
es una valoración subjetiva de la satisfacción con los productos y compras
recibidas contra la inversión en dinero,
tiempo y recursos utilizados para adquirir
esos productos. El proceso de selección
del proveedor tiene que ayudar a establecer las expectativas de ambos lados de
esa ecuación para poder tomar una decisión informada.
2. Entonces, ¿qué se hace? Evaluar,
evaluar, evaluar — tanto los productos
y servicios, como la empresa que está
proponiendo proveerlos. Analice sus
necesidades de corto plazo de implementación de así también como sus necesidades de largo plazo de mantenimiento
y soporte a medida que sus necesidades
cambian. Las ecuaciones entre el precio
y la calidad pueden ser evaluadas de una
manera informada.
¿Qué debería evaluarse al analizar un potencial proveedor? Si bien distintas firmas
pueden valorar cada una de estas consideraciones de manera diferente, todas ellas
pueden jugar un rol integral en el proceso de
toma de decisión:
• ¿Cuál es la reputación de la firma respecto
de la producción de resultados de calidad?
• ¿Tiene la firma reputación por cumplir con
los plazos?
• ¿Tiene la empresa reputación por ajustarse
el presupuesto?
• ¿Qué dicen otros clientes acerca del
servicio al cliente?
• ¿Es la empresa una líder e innovadora, o
una seguidora?
• ¿Cuánto tiempo hace que la compañía está
en el negocio? ¿Cuáles son sus perspectivas de permanecer en el negocio?
• ¿Qué experiencia tiene la empresa en
proyectos similares al propuesto en
tamaño y alcance?
3. También debería determinarse la
idoneidad del personal del proveedor,
incluida su cantidad de personal y nivel
de experiencia y profundidad de su experiencia en el tema. ¿Tiene la empresa
realmente suficientes profesionales
para completar el trabajo propuesto
dentro de su cronograma? ¿Cuáles son
los riesgos de su proyecto por causa de
la rotación de empleados, y puede el
proveedor minimizar esos riesgos? ¿Los
integrantes del personal tienen el conocimiento y las habilidades necesarias
para producir los resultados deseados?
Si no es así, ¿la empresa cubre los vacíos
desarrollando internamente habilidades
y conocimiento, o contratando recursos
externos? Hay aspectos positivos y negativos en ambas tendencias.
4. ¿La empresa que usted está considerando
está contratando a otra que adapta soluciones generalizadas a las necesidades de
la industria y negocios de cada cliente, o
se especializa en el producto o servicio
que usted está buscando adquirir? ¿El
personal que realizará el trabajo se dedica
a trabajar en este campo, industria y/o el
tipo de proyecto, o son piezas fungibles
que son asignadas a cualquier trabajo que
se necesite en el momento?
5. Determine la combinación de conocimientos tecnológicos y conocimientos
del negocio necesarios para finalizar
exitosamente el proyecto, y compárela con las capacidades de la empresa
bajo análisis.
6. Determine si la organización del
proveedor es lo suficientemente grande
como para asistir al proyecto y al soporte
continuo posterior. ¿Hay personal de
soporte cerca de las oficinas de su
empresa (o al menos que estén en una
zona con huso horario similar)? ¿Las
capacidades de soporte encajan con
sus necesidades durante los horarios de
funcionamiento de su empresa?
7. Considere en qué medida el proyecto
requiere que la empresa seleccionada
actúa imparcial e independientemente.
Identifique los posibles conflictos de
interés del proveedor bajo análisis, y
pregunte cómo respondería el proveedor
antes esos temas.
8. ¿Qué tan deseable es para el proyecto
que se convierta en una relación profesional constante? Si es así, considere las
aptitudes de la empresa candidata para
ofrecer conocimientos comerciales estratégicos para mejorar sus objetivos comerciales de manera constante.
9. Aunque uno podría creer que no hace
falta decirlo, obtenga referencias y
haga las preguntas que necesite que le
respondan.
Firmando un acuerdo
Contratar al proveedor seleccionado les
permite a las dos compañías delinear claramente el alcance del trabajo y cómo se logrará.
Si bien algunos de estos elementos no se
refieren al proveedor o a la descripción del
trabajo, todos ellos deberían ser tenidos en
cuenta antes de que el trabajo real se inicie:
1. Indique claramente qué porciones de su
negocio están en la esfera del proyecto,
qué actividades van a ser realizadas por
la empresa seleccionada, y qué productos
deben producirse. En la medida que sea
conocido, también indique claramente
qué es lo que no está incluido y/o si es
responsabilidad de su empresa. Los
recursos asignados por el proveedor, y
los planes del proyecto se basan en estas
asunciones. La definición correcta de
los parámetros del proyecto minimizará
la posibilidad de “errores en el alcance
del proyecto”, lo cual puede generar
prórrogas y demoras en el cronograma.
2. Si el software está siendo