Desafios do eSocial
Por Guilherme Gregory JR Contabilidade
No dia 8 de janeiro desse ano, o eSocial começou a valer para cerca de 14 mil empresas do país. Essa foi a primeira etapa de um processo de implantação que durará até janeiro de 2019. Nessa primeira etapa, as grandes empresas, com faturamento anual acima de 78 milhões, devem informar ao sistema, informações sobre seu cadastro e tabelas. Em julho de 2018, as empresas que faturam menos de 78 milhões, começarão, também, a utilizar o eSocial. Até janeiro de 2019, todas as empresas, grandes e pequenas, estarão obrigadas a apresentar todos os eventos que o eSocial exige.
Instituído pelo Decreto n º 8.373 / 2014, o eSocial, Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é um dos projetos que integram o Sistema Público de Escrituração Digital( SPED) do Governo Federal, que tem por objetivo unificar e padronizar o envio de informações relacionadas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
Na prática, sem a implantação do eSocial, as empresas precisam enviar informações em relação à área trabalhista, fiscal e previdenciária para vários órgãos e agências do governo, como INSS, FGTS, Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e Emprego e Tribunal Superior do Trabalho, sem um padrão fixo de informação e forma de envio, constituindo um alto nível de burocracia. Com a implantação do eSocial, essa burocracia irá acabar, ou pelo menos, diminuir, pois todas as informações em relação à área trabalhista, previdenciária e fiscal que os órgãos e agências do governo precisam ter acesso, vão estar unificadas em um único sistema, o eSocial, que quando totalmente implantado, irá substituir 15 obrigações, que sem o sistema, são realizadas de forma separada.
A implantação do eSocial traz inúmeros benefícios para as empresas, que devem ser levados em consideração, como: simplificação de processos; geração de guias do FGTS e outros tributos diretamente pelo sistema, diminuindo erros nos cálculos; maior segurança no envio de informações; redução de tempo na prestação de informações, devido ao fato de que o sistema irá substituir 15 obrigações e de que o envio será de forma padronizada e única; integração de processos; acesso imediato dos órgãos do governo federal às informações; e registro imediato de novas informações. As empresas devem enxergar o eSocial como uma oportunidade de organizar os processos internos e desburocratizar o envio de informações para o Governo Federal.
Com isso, as empresas tem o grande desafio de se adequar aos prazos, aos padrões e formas de envio de informações de forma digital e à quantidade e detalhes de informações que devem entregar ao Governo Federal, por meio do eSocial. Para vencer esse desafio, as empresas precisarão investir esforços no estudo das informações que o eSocial exige, na otimização dos processos internos da empresa relacionados à área fiscal, trabalhista e previdenciária, em unir todos os setores da empresa, para que entendam como funciona o sistema e a importância de cada setor no envio de informações corretas e completas para o eSocial, em criar um grupo interno para ficar responsável pela implantação do sistema, e em atualizar constantemente o cadastro de funcionários. Terão de investir também em Governança Corporativa, sendo de extrema importância, pois irá auxiliar na antecipação de possíveis problemas, avaliação de inconsistências, cheque de informações e definição de ações de melhorias contínuas nos processos internos da empresa.
O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal, com representantes de diversos órgãos governamentais, juntamente com representantes de diversas categorias econômicas do país. O projeto tem como principal finalidade a redução da burocracia para as empresas em relação ao envio de informações relacionadas à área fiscal, trabalhista e previdenciária. As informações que antes do eSocial, eram entregues de formas diferentes a vários órgãos governamentais, passa a ser realizada a partir de um sistema único e padronizado. Em primeiro momento, o eSocial assusta, devido à total mudança no padrão de envio de informações. Mas, depois de implantado, é certo que a burocracia irá diminuir consideravelmente, e as empresas irão usufruir dos benefícios que a criação e implantação do eSocial possibilita. Os desafios são grandes, mas as empresas no Brasil são fortes, e com certeza irão vencer todos.
Guilherme Gregory
Guilherme Gregory é coordenador de projetos da JR Contabilidade
guilherme @ jrcontabiltr. com. br
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