REVISTA GESTION LOGISTICA "The Supply Chain Managers" - PERU REVISTA GESTION LOGISTICA ED. 01 MARZO 2016 | Page 32

COMPRAS

Una de las más importantes
actividades que permitiría
buscar y lograr esta garantía de
operación eficiente, se centra
en la desmitificación del área
de compras y la sinceración de
sus procesos.
de proveedores y que denominamos en
forma genérica como “Administración
de Materiales” o “Abastecimientos”, la
que tiene como preocupación básica y
vital, para las operaciones de la Empresa,
obtener los productos requeridos bajo las
condiciones y características siguientes:
De la calidad pedida
En la cantidad indicada
En el lugar adecuado
En el momento oportuno y
Al menor costo posible.
Si nos detenemos un poco a evaluar y
analizar estas condiciones, encontraremos
que todas responden a la actividad de
comprar, pero bajo ciertas circunst ancias
a las que denominamos “Negociación”,
que en mi opinión, puede constituir la
diferencia entre el logro de nuestros
objetivos y el fracaso en las actividades
logísticas del abastecimiento, pues a través
de ella podremos minimizar el riesgo de
falla en el proceso de atención al usuario
y por tanto estaríamos logrando la ansiada
fiabilidad del sistema de compras.
Es conocido que en la mayor parte
de las empresas son los usuarios los
que elevan las existencias en razón de
dudar del accionar de las dependencias
o elementos logísticos, lo cual hace que
una de las principales preocupaciones de
los que trabajan en esta área constituya
el lograr que confíen en ella, es decir
alcanzar la fiabilidad, que aunque se define
como una probabilidad de mantener el
funcionamiento dentro de las condiciones
previstas, en el caso de las compras,
las condiciones previstas dependen
del entorno, el cual siempre es variable
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y además muy competitivo, lo que es
agravado por el desconocimiento del
usuario de las condiciones y exigencias
básicas de la actividad de adquisiciones, lo
cual genera pedidos fuera de norma que
no pueden ser cumplidos y que por ello
aumentan la desconfianza en el proceso
de adquirir.
Los cambios producidos, así como
las exigencias actuales de los procesos
de producción, tanto de bienes como
de servicios, hacen variar el entorno
propiciando la aparición de nuevos métodos
y técnicas en las relaciones proveedor
– cliente para el aprovisionamiento,
destacándose entre ellas las relacionadas
con la Gestión de la Calidad Total (Total
Qualite Management) y Just in Time (Justo
a Tiempo), que propician la necesaria
asociación entre estos elementos, con el
objeto de garantizar el mejoramiento de
la producción al participar todos desde el
diseño de los productos hasta su entrega
al consumidor final.
Lo tradicional en el área de compras ha
sido siempre el proporcionar seguridad a
los usuarios vía el incremento constante de
los niveles de stock, sin embargo en épocas
como las que actualmente se enfrentan,
esta constituye una práctica poco propicia,
pues obliga a detener e inmovilizar los
capitales invertidos en materiales, de allí
la importancia que tiene el proceso de
negociación antes indicado, pues se busca
un acuerdo de partes, para garantizar la
seguridad en el abastecimiento oportuno
y óptimo de los usuarios.
Una de las más importantes
actividades que permitiría buscar y lograr
esta garantía de operación eficiente, se
centra en la desmitificación del área de

compras y la sinceración de sus procesos,
a través de la información que debe fluir
en forma constante y permanente hacia
todos aquellos a los que se les brindan
servicios. No basta decir que estamos
haciendo nuestro mejor esfuerzo, es
necesario demostrar que se está haciendo,
para lo que es indispensable crear una
corriente permanente de información
sobre las actividades que se desarrollan
en el área y también sobre los errores que
se cometen, explicando las razones por
las que se ha presentado dicha situación.
Se logrará la confianza de los usuarios si
estos identifican una corriente positiva
de parte del área de compras, en relación
con las actividades que desarrollamos.
Se trata de decir siempre lo bueno, lo
malo y lo feo de nuestra actividad, sin
tratar de ocultar hechos para eludir la
responsabilidad, situación muy conocida y
bastante probable en la actuación del área
de abastecimientos.
A través de este tipo de acciones con
los usuarios y de la negociación con los
proveedores, se busca garantizar una
atención continua, preferente y adecuada
a las circunstancias de la importante
labor que cumple compras, con lo que se
estaría dando un paso hacia el logro de
la Fiabilidad del sistema, pues se estarían
minimizando los posibles impactos
negativos de las fallas del sistema y
buscando la seguridad de que esto no
ocurra. En nuestra experiencia la aparición
de boletines internos, donde se puede
expresar todo lo que está sucediendo y las
necesidades que se tienen en el área de
compras, hace posible una mejor gestión,
con menos problemas y mayor efectividad
en la atención de los usuarios finales,