Relatório de Atividades e Contas 2013 Relatório de Atividades e Contas 2013 | Page 10

Relatório de Atividades e Contas

2013

QUALIDADE
N.º

DESCRIÇÃO

INDICADORES (exemplos)

OE

OOP7

Melhorar os serviços disponibilizados aos
utentes, garantindo-lhes uma resposta de
qualidade em tempo útil

% de aumento de utentes
Tempo médio de resposta
Grau de satisfação

OE 1
OE 2
OE 3

OOP8

Reforçar as capacidades profissionais e
pessoais dos colaboradores

N.º de ações e horas de formação
N.º de ações e horas de outras
iniciativas (encontros, debates, etc.)
% de colaboradores participantes na
formação

OE 1
OE 2
OE 3

Neste seguimento, a Cáritas encarou desde logo como desafio a resolução de três arduidades que tinha
identificado há alguns anos: primeiro, a identificação e a estruturação funcional das atividades e das ações
desenvolvidas pelos vários equipamentos sociais, departamentos e equipas – tarefa algo complexa
considerando a diversidade de respostas sociais, a quantidade de unidades org ânicas existentes, mas também
algumas lacunas ao nível da formação e domínio da “linguagem” relacionadas com o planeamento
organizacional; segundo, o desenvolvimento de uma cultura organizacional que valorizasse o planeamento e a
avaliação colaborativos, que estimule o conhecimento e a inovação, transversal a todas as unidades orgânicas
que compõem a Instituição; terceiro, o desenvolvimento e a implementação de um sistema de informação de
suporte (plataforma informática desenhada “à medida”) que facilitasse o trabalho de registo, a
monitorização das atividades, a elaboração do suporte documental do plano e relatório de atividades e em
anos futuros evitasse redundância nas tarefas que se repetem ou que necessitam apenas de pequenos
ajustamentos ao nível do planeamento.
Para este desiderato, no ano em análise, gorou-se desenvolver e implementar o sistema de informação para o
registo das atividades, metas e indicadores, sendo possível na avaliação final registar os resultados nas
atividades chave e sistemáticas. A complexidade do desenvolvimento da plataforma informática conjugada
com outras prioridades e a escassez de recursos humanos dedicados fez com que, durante o ano de 2013, os
responsáveis dos equipamentos e a Direção não conseguissem ainda registar e acompanhar a evolução dos
resultados. Todavia, o caminho percorrido permitiu uma aprendizagem e o reajustamento de vários aspetos
que surgiram melhorados no planeamento do ano de 2014. Assinala-se, ao invés de anos anteriores, o registo
das atividades de coordenação e as atividades de suporte logístico-administrativo, designadas por atividades
de gestão que, existindo desde sempre e implicando um considerável volume em termos de afetação de
recursos, por regra não eram identificadas nem tão pouco avaliadas formalmente.
Não tendo sido ainda possível quantificar os resultados alcançados de modo particular nas atividades de
gestão, é porém já exequível apresentar alguns indicadores em termos globais, que espelham a concretização
do plano e reforçam a avaliação global efetuada.

Cáritas Diocesana de Coimbra

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