Correo electrónico:
Este es el canal más importante en la comunicación con los egresados y estudiantes, ya que ellos mismos han podido identificarlo como el medio por el cual reciben la información de manera más efectiva. Por medio de correos se envía información más personalizada tanto a funcionarios, empleados de la Oficina de egresados y a los egresados de manera masiva. La manera en la que se le comunica a cada público depende del tema a tratar y el público al que se quiere llegar.
Este canal es utilizado para mantener un contacto constante con los egresados y estudiantes, enviar la información masiva, personal y adicional se hace uso de este a nivel interno y externo.
Cuando el contacto se hace directamente con el egresado se mantienen unas políticas específicas:
- Los mensajes deben ser claros, con un lenguaje amable y respetuoso y se refieren a ellos en segunda persona (tú) para generar confianza.
- Cuando el egresado tiene un título de doctor(a) se les llama por su título y a los egresados de otras carreras se les llama por su respectivo nombre y apellido y con respeto.
- Al momento de enviar correos masivos la información queremos proponerles una mayor clara en donde la información que reciba el egresado pueda ser atractiva, es importante entender que muchos de los egresados no cuentan con tiempo suficiente para estar leer correos, por eso es necesario que la información enviada sea clara, breve y completa.
- Otra recomendación que queremos hacerles es que a la hora de enviar un correo masivo es necesario que los correos sean copiados en el campo “Cco’’, esto con el fin de al momento en que llegue el correo el receptor no encuentre una gran lista de contactos a los cuales también se les hizo llegar dicha información sino vea solo su correo y con esto pueda sentir la información más personalizada.
FanPage de Facebook:
A través de la página de facebook pudimos ver que ustedes están generando una interacción con el egresado, buscando con esto fortalecer su identidad y fidelización con la universidad. Como oficina están dedicando tres publicaciones diarias lo cual ha facilitado la interacción con el egresado, otro punto a destacar es que tienen conectada esta página a un perfil real de facebook que les permite también seguir directamente al egresado al tenerlo como ‘amigo’ en sus contactos internos y generar una comunicación inmediata y personalizada en cualquier hora del día.
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Externo