• Email không phải là môi trường để tranh cãi , bày tỏ tình cảm hoặc trình bày những điều cần giữ kín . Tốt nhất nên giải quyết các vấn đề đó qua điện thoại hoặc họp mặt riêng .
• Email gửi cho phụ huynh phải giữ đúng phong cách chuyên nghiệp thường dùng trong thư từ . Trong đó kể cả ngữ pháp ( văn phạm ), dạng thức , và cách xưng hô .
• Email gửi cho học sinh phải giữ đúng phong cách chuyên nghiệp thường dùng trong thư từ , và không được có nội dung mang tính cá nhân .
• Mọi email nằm tại máy chủ của Khu học chánh đều không thuộc diện bí mật . Công chúng có thể yêu cầu tiết lộ nội dung theo Luật về Quyền Được Biết ( Right-to-Know Law ) và có thể công khai lấy xem , trừ khi luật pháp bãi miễn điều này .
• Email phải ngắn gọn , mang tính chất chỉ thị , và chỉ gồm các sự kiện .
• Chỉ liên lạc với phụ huynh theo địa chỉ email ghi trong Hệ thống Thông tin về Học sinh ( Student Information System , hay SIS ), trừ khi đã chứng minh là đang liên lạc với phụ huynh / người giám hộ giữ quyền dạy con .
• Chỉ liên lạc với học sinh theo địa chỉ email ghi trong SIS . Đó là địa chỉ email chính thức do khu học chánh cấp cho học sinh .
• Sử dụng tính năng cc ( đồng gửi ) cho phụ huynh khi gửi email cho học sinh .
• Phải thận trọng khi nêu tên học sinh . Hãy nhắc đến học sinh qua tên , chữ viết tắt , hoặc “ con của quý vị ”, tùy vào nội dung . Không bàn về những em không liên quan .
Nhân viên phải :
• Kiểm tài khoản email ít nhất mỗi ngày một lần .
• Kịp thời trả lời email , thường là trong vòng 2 ngày làm việc .
• Xóa thư sau khi đã đọc . Nếu cần lưu thư vì bất cứ lý do gì thì đưa vào thư mục riêng thay vì để ở thư mục Exchange của máy chủ .
• Tránh gửi kèm tệp lớn hơn 1 MB . Để gửi tệp lớn , hãy sử dụng thư mục dùng chung trên máy chủ của cơ sở .
• Chỉ đăng ký với các danh sách gửi thư cần thiết cho công việc .
• Không chuyển tiếp hay trả lời thư kiểu “ chainmail ” (“ nối chuỗi ”).
• Không trả lời thư rác ( spam ) hoặc mồi chài ( phishing ) – nghĩa là không nhấp vào bất cứ đường liên kết nào , và cũng không cung cấp bất kỳ thông tin tài khoản nào . Quý vị cần hiểu rằng nhân viên truyền thông / mạng của khu học chánh KHÔNG BAO GIỜ hỏi thông tin tài khoản qua email .
• Không gửi email cho toàn bộ nhân viên . Thư quý vị muốn gửi cho tất cả nhân viên phải được gửi cho Phòng Truyền thông và Quan hệ Công chúng ( Communications and Public Relations Department ) để đưa vào bản tin điện tử dành cho nhân viên , nếu thích hợp .
Email của học sinh : Học sinh trung học ( lớp 6 tới 12 ) được khu học chánh cấp tài khoản email qua hệ thống Anoka-Hennepin Apps để tiện liên lạc . Tài khoản email khu học chánh cung cấp cho học sinh là một đặc quyền , và học sinh phải tuyệt đối tuân thủ hướng dẫn của khu học chánh về việc sử dụng email này . Học sinh chỉ được dùng email vào mục đích giáo dục . Nếu học sinh nhận được email có lời lẽ phỉ báng , bôi xấu , công kích , kỳ thị sắc tộc , hoặc tục tĩu , thì phải lưu nội dung đó rồi lập tức báo cho giáo viên .
Cách sử dụng tài khoản email học sinh được chấp nhận bao gồm :
• Phải dùng email này để liên lạc với giáo viên và bàn về các bài tập / những gì được phân công , đề án lớp học , và hoạt động tại lớp .
• Phải dùng email này để bao gồm các đường liên kết tới tài liệu giúp làm bài tập về nhà ( được tạo trong Google Docs ) và chia sẻ với giáo viên hoặc bạn cùng lớp . Không nên gửi kèm tài liệu theo email .
• Email trao đổi giữa các học sinh được sử dụng để tiện cộng tác , hoạch định , và nghiên cứu những đề án và hoạt động tại trường .
• Giáo viên hoặc nhân viên khu học chánh có thể đọc email , vì nội dung không thuộc diện phải giữ bí mật hoặc bảo vệ theo quyền riêng tư .
Những trường hợp học sinh sử dụng không được chấp nhận khi liên lạc :
• Email không được có lời lẽ phỉ báng , bôi xấu , đe dọa , công kích , kỳ thị sắc tộc , hoặc tục tĩu .
• Không được chuyển tiếp email khi người gửi chưa cho phép .
• Học sinh không được dùng tài khoản của người khác để gửi email , và cũng không được giả danh địa chỉ của học sinh khác .
• Học sinh không được chuyển tiếp thư rác , chuyện cười , hình ảnh , tệp thi hành , hoặc vi-rút . Nếu làm như thế thì sẽ mất đặc quyền dùng Internet và email .
• Học sinh không được gửi đường liên kết , hình ảnh , hoặc tệp thi hành không thích hợp . Các trang web của Google dành cho học sinh : Học sinh trung học ( lớp 6 tới 12 ) được phép truy cập Google Sites qua hệ thống Anoka-Hennepin Apps để tiện liên lạc và hợp tác . Các trang web được khu học chánh cung cấp cho học sinh là đặc quyền , và phải tuân theo hướng dẫn về việc sử dụng trang web do học sinh lập ra . Các trang web do học sinh lập ra chỉ được dùng vào mục đích giáo dục . Khi tốt nghiệp , học sinh có thể chuyển Google Sites từ tài khoản AHApps sang tài khoản cá nhân . Hãy liên lạc với giáo viên kỹ thuật để được hướng dẫn cách chuyển tập hồ sơ kỹ thuật số . Cách sử dụng Google Sites do học sinh lập ra được chấp nhận bao gồm :
• Phải dùng Google Sites để liên lạc với giáo viên và bàn về các bài tập / những gì được phân công , đề án lớp học , và hoạt động tại lớp .
• Phải dùng Google Sites giữa các học sinh để dễ cộng tác , hoạch định , và nghiên cứu những đề án và hoạt động tại trường .
• Giáo viên hoặc nhân viên khu học chánh có thể đọc Google Sites , vì nội dung không thuộc diện phải giữ bí mật hoặc bảo vệ theo quyền riêng tư .
Google Sites do học sinh tạo không được bao gồm thông tin cá nhân như : địa chỉ , ngày sinh , số điện thoại hoặc số nhận dạng cá nhân .
Những trường hợp học sinh sử dụng Google Sites không được chấp nhận :
• Google Sites có lời lẽ phỉ báng , bôi xấu , đe dọa , công kích , kỳ thị sắc tộc , hoặc tục tĩu .
• Google Sites có những đường liên kết , hình ảnh , hoặc tệp thi hành không thích hợp .
• Google Sites dùng vào mục đích phi giáo dục .
Sổ tay Học đường 2021-22 ahschools . us / policies 55