NWG // HÅLLBARHETSRAPPORT
då bedömningen är att ingen egen verksamhet löper risk för detta.
Utöver Corporate Governance policyn beaktas identifierade inverkningar och risker relaterade till den egna arbetskraften i följande policyer:
# Visselblåsarpolicy: Fastställer åtagandet att säkerställa att medarbetare, aktieägare, konsulter, leverantörer och andra intressenter har tillgång till en trygg och effektiv mekanism för att rapportera allvarliga missförhållanden. Skydd mot repressalier gäller för alla som lämnar en rapport. Rapporterade anmälningar hanteras med utredningar och vid aktuella fall korrigerande åtgärder.
# Risk Policy: Fastställer riktlinjer för riskbedömning och riskhantering, vilket inkluderar både finansiella och icke-finansiella risker.
Policyerna omfattar alla bolag och anställda inom koncernen, inkluderat olika former av tillfälliga anställningar, och är tillämplig i alla regioner där koncernen är verksam. Policyerna är årligen föremål för uppföljning, översyn och godkännande av styrelsen. Vid översynen beaktas också synpunkter och rekommendationer från nyckelintressenter, inklusive interna avdelningar och andra relevanta aktörer, för att säkerställa att policyerna är ändamålsenliga och anpassade till verksamhetens risker och behov.
Policyerna är i linje med globalt erkända ramverk såsom FN: s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och ILO: s deklaration om grundläggande principer och rättigheter på arbetsplatsen, OECD: s riktlinjer för multinationella företag och FN: s Global Compact.
För information kring rutiner och åtgärder för gottgörelse av eventuella inverkningar på mänskligheter rättigheter, se S1-3: Rutiner för att gottgöra för negativa inverkningar och kanaler genom vilka de egna medarbetarna kan uppmärksamma problem.
New Wave Group styrelse har det yttersta ansvaret för dessa policyer samt hantering av inverkningar, risker och möjligheter. Koncernledning ansvarar för utformning och revidering med inspel från koncernens hållbarhetsavdelning. Koncernledningen tillsammans med respektive dotterbolags ledning ansvarar för implementering av policyn i verksamheterna.
Policyerna finns tillgänglig på intranätet. Intranätet är för närvarande automatiskt tillgängligt för alla medarbetare i dotterbolag vars IT ligger under koncernens koncerngemensamma IT avdelning. Därmed exkluderas exempelvis nyförvärvade bolag. Medarbetare utan automatisk tillgång kan bjudas in vid förfrågan. Nyanställda informeras om policyerna i samband med introduktion. Visselblåsarpolicyn finns även tillgänglig på koncernens hemsida.
När det gäller bolagsspecifika HR-relaterade riktlinjer ansvarar varje dotterbolag inom koncernen för att upprätta en lokal HR-handbok, som ska följa gällande lokala arbetsrättsliga regler och lagstiftning samt ingå som en del av vardagliga rutiner som upprätthålls av respektive enhet. Respektive bolag ansvarar även för ett systematiskt arbetsmiljöarbete och etablerade rutiner för att förebygga arbetsplatsolyckor i enlighet med i vart land gällande lagstiftning.
Koncernen har i dagsläget ingen koncerngemensam policy eller ledningssystem för förebyggande av arbetsplatsolyckor eller specifika policyåtaganden kopplade till inkludering eller positiva åtgärder för grupper i den egna arbetskraften som kan vara särskilt sårbara. Koncernen tillämpar dock generella principer om lika behandling, icke-diskriminering och lika möjligheter för samtliga medarbetare.
S1-2: Rutiner för kontakter med medarbetare och deras företrädare angående inverkningar På koncernnivå sker dialog och kommunikation med den egna arbetskraften huvudsakligen genom interna kommunikationskanaler såsom e-post och intranät, och avser främst koncerngemensamma riktlinjer, policyer och frågor som rör arbetsvillkor och arbetsmiljö.
Det övergripande ansvaret för dialog med medarbetare samt hantering av faktiska och potentiella inverkningar för den egna arbetskraften ligger hos VD i respektive bolag. Medarbetare uppmuntras att aktivt delta i dialoger och att lämna synpunkter, förslag och idéer på förbättringar. Koncernen eftersträvar en inkluderande företagskultur där medarbetare ges Möjlighet att komma till tals och vara delaktiga i frågor som berör deras arbetssituation. Dialog med den egna arbetskraften sker löpande genom följande huvudsakliga kanaler:
# Intern kommunikation. Genom interna kanaler som nyhetsbrev, intranät och digitala plattformar delar bolagen kontinuerligt uppdateringar som rör den egna arbetskraften.
# Regelbundna personalmöten. Bolagen genomför återkommande informationsmöten där frågor som rör arbetsmiljö, arbetsförhållanden och verksamhetsutveckling diskuteras.
# Individuella medarbetarsamtal. Samtliga medarbetare erbjuds årliga samtal med närmaste chef där frågor som rör arbetssituation, arbetsmiljö och kompetensutveckling behandlas.
# Daglig interaktion. Informella avstämningar och löpande kontakt mellan chefer och medarbetare.
# Medarbetarundersökningar. Flera av bolagen genomför årliga medarbetarundersökningar( dock ej på koncernnivå).
Dessa dialogformer används som underlag för att identifiera, förebygga och hantera faktiska och potentiella inverkningar för den egna arbetskraften, vilket inkluderar de delar av arbetskraften som kan vara mer utsatta för negativa inverkningar.
Effektiviteten i dialogen bedöms inom ramen för ordinarie lednings- och personalprocesser. Detta sker bland annat genom återkoppling i individuella medarbetarsamtal, diskussioner vid personalmöten samt genom den löpande dialogen mellan
ÅRSREDOVISNING // 079