Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural
o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida.
Se llama también “fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
G
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste
en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas
que sustentan la estructura de un fondo.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,
términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.