Alteración o degradación de las propiedades
físicas, químicas y/o mecánicas de un
material, causada por envejecimiento natural
u otros factores. Información registrada, cualquiera que sea
su forma o el medio utilizado.
Digitalización: Aquel con valores primarios cuyo uso es
frecuente.
Técnica que permite la reproducción de
información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video,
casetes, cinta, película, microfilm y otros) en
una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Digitar:
Acción de introducir datos en un
computador por medio de un teclado.
Diplomática documental:
Disciplina que estudia las características
internas y externas de los documento s
conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la
evolución de los tipos documentales y
determinar su valor como fuentes para la
historia.
Disposición final de documentos:
Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Distribución de documentos:
Documento activo:
Documento de apoyo:
Documento generado por la misma oficina o
por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales pero
es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Documento de archivo:
Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial:
Documento necesario para el
funcionamiento de un organismo y que, por
su contenido informativo y testimonial,
garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo:
Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.
Aactividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento histórico:
Documento: