Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas
a evitar o reducir el riesgo de deterioro de
los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.
Consulta de documentos:
Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
secciones y subsecciones y las series y sub
series documentales.
Custodia de documentos:
Guarda o tenencia de documentos por parte
de una institución o una persona, que
implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los
mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
Copia: D
Reproducción exacta de un documento. Depósito de archivo:
Copia autenticada: Local especialmente equipado y adecuado
para el almacenamiento y la conservación de
los documentos de archivo.
Reproducción de un documento, expedida y
autorizada por el funcionario competente y
que tendrá el mismo valor probatorio del
original.
Depuración:
Operación, dada en la fase de organización
de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni
secundarios, para su posterior eliminación.
Copia de seguridad:
Copia de un documento realizada para
conservar la información contenida en el
original en caso de pérdida o destrucción del
mismo.
Cuadernillo:
Conjunto de folios plegados por la mitad. Un
libro puede estar formado por la costura de
uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación:
Esquema que refleja la jerarquización dada a
la documentación producida por una
institución y en el que se registran las
Descripción documental:
Fase del proceso de organización
documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor:
Término normalizado que define el
contenido de un documento y se utiliza
como elemento de entrada para la búsqueda
sistemática de información.
Deterioro: