Archivo total: Concepto que hace referencia
al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital. respectivas y que debe responder al sistema
de clasificación documental establecido en la
entidad.
Asiento descriptivo: Cconjunto de
elementos informativos que individualizan
las unidades de descripción de un
instrumento de consulta y recuperación. Colección documental:
Asunto: Contenido de una unidad
documental generado por una acción
administrativa
Conjunto de documentos reunidos según
criterios subjetivos y que por lo tanto no
tiene una estructura orgánica ni responde a
los principios de respeto a la procedencia y
al orden original.
Comité de archivo:
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera
de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que
describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de
constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas
sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental:
Fase del proceso de organización
documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional
de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos)
Código:
Identificación numérica o alfanumérica que
se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y sub series
Grupo asesor del alta Dirección, responsable
de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos:
Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del
Sistema Nacional de Archivos, encargado de
conceptuar sobre:
el valor secundario o no de los
documentos de las entidades públicas
y de las privadas que cumplen
funciones públicas.
la eliminación de documentos a los
que no se les pueda aplicar
valoración documental
La evaluación de las tablas de
retención y tablas de valoración
documental.
Conservación de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: