objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y / o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y / o reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Aactividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO ESENCIAL: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.