objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia .
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS : Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos , registrada en las tablas de retención y / o tablas de valoración documental , con miras a su conservación total , eliminación , selección y / o reproducción .
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información .
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS : Aactividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario .
DOCUMENTO : Información registrada , cualquiera que sea su forma o el medio utilizado . DOCUMENTO ACTIVO : Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente .
DOCUMENTO DE APOYO : Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones , que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones .
DOCUMENTO DE ARCHIVO : Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones .
DOCUMENTO ESENCIAL : Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que , por su contenido informativo y testimonial , garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo , aun después de su desaparición , por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional .
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO : Registro de la información generada , recibida , almacenada , y comunicada por medios electrónicos , que permanece en estos medios durante su ciclo vital ; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos .
DOCUMENTO HISTÓRICO : Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado , la soberanía nacional , las relaciones internacionales o las actividades científicas , tecnológicas y culturales , se convierte en parte del patrimonio histórico .
DOCUMENTO INACTIVO : Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios .
DOCUMENTO MISIONAL : Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social . DOCUMENTO ORIGINAL : Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad .