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MANUAL DIGITAL
Recuperación de documentos: Acción y
efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
Patrimonio documental: Conjunto de
documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Principio de procedencia: Se trata de un
principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución
y sus dependencias no deben mezclarse
con los de otras.
Producción documental: Generación de
documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras
originales y otros documentos notariales
que los escribanos y notarios autorizan con
formalidades.
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo
a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de
operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o
jurídica.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de
entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas
naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que
señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística
en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como
la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que
permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los
documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Sección: En la estructura archivística,
unidad administrativa productora de
documentos.
Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo
órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros.