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MANUAL DIGITAL
Depuración: Operación, dada en la fase de
organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Deterioro: Alteración o degradación de las
propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por
envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la
reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica
(Soportes: papel, video, casetes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por
computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un
computador por medio de un teclado.
Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento electrónico de archivo:
Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento inactivo: Documento que ha
dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento original: Fuente primaria de
información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado
por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de
uso ocasional con valores primarios.
Documento: Información registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con valores
primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento
generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Documento de archivo: Registro de
información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Empaste: Técnica mediante la cual se
agrupa folios sueltos para darles forma de
libro. La unidad producto del empaste se
llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual
se cose uno o varios cuadernillos de
formato uniforme y se cubren con tapas y
lomo para su protección. La unidad
producto de la encuadernación se llama
“libro”.