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MANUAL DIGITAL
documentos para su almacenamiento y
preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que
describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de
constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos
Ciclo vital del documento: Etapas
sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del
proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).
Conservación de documentos: Conjunto
de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integ ridad física
y funcional de los documentos de archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un
documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que
contienen.
Copia: Reproducción exacta de un
documento.
Copia autenticada: Reproducción de un
documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el
mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un
documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso
de pérdida o destrucción del mismo.
Código: Identificación numérica o
alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a
las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. Cuadro de clasificación: Esquema que
refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una
institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales.
Colección documental: Conjunto de
documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una
estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al
orden original. Custodia de documentos: Guarda o
tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica
responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los
mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de la
alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas,
definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Depósito de archivo: Local especialmente
equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los
documentos de archivo.