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MANUAL DIGITAL
resultado son los instrumentos de
descripción y de consulta.
Documento: Información registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Descriptor: Término normalizado que
define el contenido de un documento y se
utiliza como elemento de entrada para la
búsqueda sistemática de información. Documento activo: Aquel con valores
primarios cuyo uso es frecuente.
Deterioro: Alteración o degradación de las
propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por
envejecimiento natural u otros factores. Documento de apoyo: Documento
generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Digitalización: Técnica que permite la
reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica
(Soportes: papel, video, casettes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por
computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un
computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que
estudia las características internas y
externas de los documentos conforme a las
reglas formales que rigen su elaboración,
con el objeto de evidenciar la evolución de
los tipos documentales y determinar su
valor como fuentes para la historia.
Disposición final de documentos:
Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o
reproducción. Un sistema de reproducción
debe garantizar la legalidad y la
perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento de archivo: Registro de
información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Documento esencial: Documento
necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades
del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo:
Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tr atada
conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento histórico: Documento único
que por su significado jurídico o autográfico
o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del Estado, la
soberanía nacional, las relaciones
internacionales o las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histórico.