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MANUAL DIGITAL
definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos:
Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del
Sistema Nacional de Archivos, encargado
de conceptuar sobre:
El valor secundario o no de los
documentos de las entidades
públicas y de las privadas que
cumplen funciones públicas.
La eliminación de documentos a los
que no se les pueda aplicar
valoración documental
La evaluación de las tablas de
retención y tablas de valoración
documental.
Conservación de documentos: Conjunto
de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física
y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de
documentos: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y
administrativo orientadas a evitar o reducir
el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y
estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un
documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que
contienen.
Copia: Reproducción exacta de un
documento.
Copia autenticada: Reproducción de un
documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el
mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un
documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso
de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados
por la mitad. Un libro puede estar formado
por la costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que
refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una
institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o
tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica
responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los
mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente
equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los
documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de
organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Descripción documental: Fase del
proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos
de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo