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MANUAL DIGITAL
conservación y la difusión del acervo
documental que lo integra y del que se le
confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se
transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por
decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura. Este tipo de archivo también
puede conservar documentos históricos
recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación. Carpeta: Unidad de conservación a
manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y
preservación.
Archivo privado: Conjunto de documentos
producidos o recibidos por personas
naturales o jurídicas de derecho privado en
desarrollo de sus funciones o actividades. Ciclo vital del documento: Etapas
sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Archivo privado de interés público:
Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de
interés público y declarado como tal por el
legislador. Clasificación documental: Fase del
proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).
Archivo público: Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de
un servicio público por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace
referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de
elementos informativos que individualizan
las unidades de descripción de un
instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad
documental generado por una acción
administrativa.
Catálogo: Instrumento de consulta que
describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de
constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos
Código: Identificación numérica o
alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a
las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de
documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una
estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al
orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la
alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas,