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TERMINOLOGÍA DE ARCHIVÍSTICA
Un sistema de reproducción debe
garantizar
la
legalidad
y
la
perdurabilidad de la información.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE
ARCHIVO:
Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada
por
medios
electrónicos,
que
permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos
archivísticos.
DISTRIBUCIÓNDE DOCUMENTOS:
Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su
destinatario.
DOCUMENTO:
Información registrada, cualquiera
que sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO HISTÓRICO:
Documento único que por su
significado jurídico o autográfico o por
sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las
actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del
patrimonio histórico.
DOCUMENTO ACTIVO:
Aquel con valores primarios cuyo uso
es frecuente.
DOCUMENTO DE APOYO:
Documento generado por la misma
oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de
sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
DOCUMENTO INACTIVO:
Documento que ha dejado de
emplearse al concluir sus valores
primarios.
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o
funciones.
DOCUMENTO MISIONAL:
Documento producido o recibido por
una institución en razón de su objeto
social.
DOCUMENTO ESENCIAL:
Documento
necesario
para
el
funcionamiento de un organismo y
que, por su contenido informativo y
testimonial, garantiza el conocimiento
de las funciones y actividades del
mismo,
aun
después
de
su
desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción
de
la
historia
institucional.
DOCUMENTO ORIGINAL:
Fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
DOCUMENTO PÚBLICO:
Documento
otorgado
por
un
funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
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