TERMINOLOGÍA DE ARCHIVÍSTICA estructura orgánico-funcional de la entidad productora ( fondo , sección , series y / o asuntos ).
CÓDIGO : Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subsidies respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad .
COMITÉ DE ARCHIVO : Grupo asesor del alta Dirección , responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas , definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos .
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS : Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos , encargado de conceptuar sobre :
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� el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas . la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental .
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS : Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo .
CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS : Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico , político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo , preservando su integridad y estabilidad .
CONSULTA DE DOCUMENTOS : Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen .
COPIA : |
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Reproducción |
exacta |
de |
un |
documento . |
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COPIA AUTENTICADA : Reproducción de un documento , expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original .
COPIA DE SEGURIDAD : Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo .
CUADERNILLO : Conjunto de folios plegados por la mitad . Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos .
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