Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona
y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente,
número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación
y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados
en papel.
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