Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones .
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección
del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del
patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en
razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público : Documento otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
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