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Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y / o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica( Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y / o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y / o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
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