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Depósito de archivo : Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo .
Depuración : Operación , dada en la fase de organización de documentos , por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios , para su posterior eliminación .
Descripción documental : Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones , y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta .
Descriptor : Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información .
Deterioro : Alteración o degradación de las propiedades físicas , químicas y / o mecánicas de un material , causada por envejecimiento natural u otros factores .
Digitalización : Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica ( Soportes : papel , video , casettes , cinta , película , microfilm y otros ) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador .
Digitar : Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado .
Diplomática documental : Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración , con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia .
Disposición final de documentos : Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos , registrada en las tablas de retención y / o tablas de valoración documental , con miras a su conservación total , eliminación , selección y / o reproducción . Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información .
Distribución de documentos : Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario .
Documento : Información registrada , cualquiera que sea su forma o el medio utilizado .
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