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la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.
Certificación de documentos: Es el cotejo de un documento por medio del
cual el Notario hace constar que una Copia es exacta a su original o en su
caso, a otra Copia Certificada.
Clasificación documental: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales .
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir
y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos
y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por
el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de
una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
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