para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas
naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de
determinados documentos o datos en los archivos
.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
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