D
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la
cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminación.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse
por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
119