Manual de Administración Deportiva 2014 | Page 283
SECCIÓN III
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D. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
Los siguientes pasos le pueden servir de ayuda a la hora de organizarse:
•
Elabore un programa con los nombres y números de teléfono de las principales personas que
participan en la preparación de este evento.
•
Elabore su diagrama de Gantt y sígalo rigurosamente. Planifique el tiempo necesario para tratar
todos los aspectos, como las instalaciones que deben reservarse con antelación.
•
Elabore un acuerdo detallado de obligaciones y expectativas para el responsable de cada comité.
El director utiliza este acuerdo para coordinar la labor de los responsables a nivel individual y de
todo el comité de responsables.
•
Prepare listas de control más amplias en relación con los procedimientos, el personal necesario,
los acuerdos de cooperación con otros comités, así como el material y los suministros necesarios.
Revise estas listas para asegurarse de que se ha cubierto cada detalle.
•
Cada comité debería disponer de una lista de control de todas las tareas que deben finalizarse en
su área de responsabilidad. Dichas tareas deberán marcarse a medida que se vayan terminado.
•
Tenga en cuenta las necesidades de los espectadores y los participantes.
•
Reúnanse periódicamente para controlar los avances. Organice un ensayo con la suficiente
antelación para rectificar los problemas inesperados.
•
El seguimiento es tan importante como la planificación previa del evento. El informe final podrá
incluir toda la información relativa al proyecto, la estructura del comité, el esquema del programa,
los resultados y las recomendaciones.
•
Delegue toda la responsabilidad que pueda sin poner en riesgo la calidad.
•
Dé las gracias a los voluntarios continuamente y apóyelos.
•
Mantenga una comunicación sólida y frecuente con el director del evento y los distintos comités.
•
Tenga en cuenta la gestión de la seguridad y de los riesgos.
•
Solicite comentarios e impresiones a los que participan.
M A N U A L D E A D M I N I S T R A C I Ó N D E P O R T I VA
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