Cinco meses antes:
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Revise los presupuestos de todos los comités y consolídelos en un único presupuesto.
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Los responsables de cada comité deben presentar un diagrama de flujo en el que se describan
las tareas que deben llevarse a cabo, quién hará qué y en cuánto tiempo.
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Reserve las instalaciones y el material necesarios.
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Inicie los planes promocionales.
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Establezca el procedimiento de inscripción.
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Convoque reuniones dos veces a la semana con cada responsable para supervisar el progreso
de su planificación.
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Complete todas las tareas que requieren tiempo para llevarlas a cabo, por ejemplo, la promoción,
las impresiones, las finanzas o el reclutamiento de voluntarios.
Dos meses antes:
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Continúe reuniéndose con los responsables de todos los comités para evaluar los avances.
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Revise los diagramas de flujo para asegurarse de que se están siguiendo.
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Envíe los formularios de admisión e inscripción y otros documentos.
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Convoque reuniones o contactos semanales con los responsables.
Una semana antes:
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Revise todos los diagramas de flujo para asegurarse de que están en orden.
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Discuta de los problemas que surjan y cómo tratarlos.
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Coordine las interacciones finales entre los responsables.
Otras actividades:
Los eventos especiales en sí sólo interesan, a menudo, a los que participan directamente en ellos o a los
que tienen un compromiso específico con los mismos. Sin embargo, si añade algunos “extras” puede
ampliar su atractivo y, por lo tanto, la participación en el evento. Cada país tiene sus propias ventajas
culturales que pueden hacer que una manifestación deportiva interese a un gran número de personas. Su
país, o su comunidad, puede contribuir considerablemente a proporcionar esos “extras” necesarios, ya
sea mediante la fotografía, la música, la danza, las artes visuales, la alimentación o el vestuario. Tenga en
cuenta las siguientes cuestiones para planificar esas actividades:
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Piense en su país o región. ¿Qué aspectos locales, nacionales o culturales se pueden utilizar en
acontecimientos especiales relacionados con el deporte?
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Desde el punto de vista financiero, ¿cuáles de esos aspectos podría incluir?
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¿A qué grupo de edad desearía que se dirigieran estos acontecimientos? ¿Por qué a este grupo
en particular?
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Piense en personas específicas en su país que tienen relación con el deporte a través de actividades
culturales, por ejemplo, personalidades de los medios de comunicación, fotógrafos o restauradores.
¿Sería posible que participaran en su programa? Si es así, ¿quién podría asistir?
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Piense en personas que han desempeñado un papel importante en la historia deportiva de su país.
¿Cómo podrían involucrarse en el programa?
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¿Qué otras ideas se le ocurren para añadir algunos “extras” a este evento especial?