C. PLANIFICACIÓN
Si le conceden la celebración del evento, lo primero que debe hacer es nombrar a una persona que garantice que el evento tendrá lugar. Esta persona puede ocupar el cargo de presidente del comité organizador, jefe del proyecto o representante del torneo. A continuación, cree un comité organizador para que inicie el proceso de planificación y supervise las principales áreas de operación. Estas áreas pueden ser:
• Las instalaciones y el equipamiento.
• Los aspectos técnicos – árbitros, entrenamientos, sorteos, calendario de pruebas.
• La coordinación con los organismos deportivos y los participantes – formularios de admisión, hojas informativas, formularios de inscripción.
• El transporte.
• El alojamiento.
• Los medios de comunicación y la publicidad.
• El protocolo – ceremonias, VIP.
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• La hospitalidad.
• Las finanzas y el control financiero.
• El programa social.
• La organización después del evento, evaluación y elaboración de informes.
• Las cuestiones médicas.
SECCIÓN III
Es posible que, en los eventos de poca envergadura una sola persona pueda desempeñar varias de estas funciones. Por ejemplo, se pueden combinar las áreas de alojamiento y transporte. Puede definir la combinación de distintas áreas teniendo en cuenta el tamaño del evento y el tiempo del que disponen los colaboradores.
Cuando haya identificado las áreas principales y asignado las tareas, deberá empezar a realizar la planificación propiamente dicha. Establezca los plazos utilizando un diagrama de Gantt( o diagrama de flujo) que describa las actividades y las reuniones. Este paso es esencial trabajar con unas bases adecuadas. Puede guiarse por el proceso de planificación de proyectos descrito en la Unidad 47. La lista siguiente es un ejemplo de los plazos generales previos a un campeonato nacional.
Seis meses antes:
• Reúnase con el organizador del evento y con el mayor número de responsables de comités posible.
• Los responsables deben elaborar y presentar una lista de tareas de sus ámbitos de competencia.
• Cada responsable establece un presupuesto preliminar para la próxima reunión.
• Establezca métodos de comunicación y plazos regulares de presentación de informes.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA 281