Gestión de los problemas
Durante la ejecución del proyecto, surgirán problemas y preocupaciones, como las dificultades para recaudar fondos. Estos problemas los plantearán los responsables de ejecutar el proyecto, así como las partes interesadas. Se debe establecer un enfoque estructurado destinado a tratar estos problemas, que debe tener en cuenta:
• El alcance del problema
• La importancia del problema
• Quién planteó el problema
SECCIÓN III
Gestión de recursos Este tipo de gestión implica otras tareas, aparte de la gestión del dinero, como pueden ser:
• Gestionar lo que las personas deben hacer.
• Planificar sus tareas y cómo las realizarán.
• Gestionar la información entre las partes interesadas.
• Trabajar con el presupuesto acordado.
• Cumplir con los plazos.
Gestión de la calidad
Es importante ponerse de acuerdo sobre el nivel de calidad que el titular del proyecto, como el CON, desea obtener, ya que tendrá consecuencias en el presupuesto. La calidad se puede gestionar por medio de:
• Contratando a personal y voluntarios con las competencias adecuadas.
• Ciñiéndose al esquema del proyecto.
• Resolviendo los problemas que surjan lo más rápidamente posible y de manera satisfactoria para las partes interesadas.
• Haciendo un seguimiento de los avances con respecto al calendario acordado.
• Entregando un proyecto que cumpla con los requisitos.
• Finalizando el proyecto dentro del presupuesto y los plazos acordados.
Informes sobre el estado Los informes sobre el estado del proyecto deberán presentarse periódicamente e incluir los siguientes detalles:
• Hitos – Las principales actividades y tareas que se han realizado y que permiten avanzar el proyecto.
• Presupuesto – Resultados con respecto al presupuesto adoptado, en particular en lo que se refiere a los gastos excesivos.
• Problemas – Las preocupaciones que surgieron y que se trataron o que deben tratarse.
• Riesgos – Los riesgos que han surgido y se han tratado o deben tratarse.
La evaluación
Todos los proyectos deben ser evaluados con criterios bien definidos para demostrar que su trabajo ha sido satisfactorio. La evolución ayudará a determinar:
• Si el proyecto se está realizando dentro de los plazos establecidos, si avanza según lo dispuesto y si se respeta el presupuesto.
• El nivel de adherencia al plan y normas establecidos.
• El nivel de consecución de los resultados.
La conclusión La formalidad del proceso de conclusión estará determinada por el propio proyecto. Este proceso puede consistir en:
• Una revisión de los logros y resultados del proyecto con respecto al plan.
• La finalización o redistribución de las tareas pendientes.
• La finalización de los registros y la documentación.
• La decisión de cómo se procederá con el personal y los voluntarios que han trabajado en el proyecto.
• Los“ cabos sueltos”, es decir, todo lo que haya quedado pendiente.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA 257