SECCIÓN III
Contabilidad
La contabilidad es el proceso de seguimiento y catalogación de los ingresos y los gastos. Es también una herramienta clave para el control financiero. El tesorero o la persona responsable de las finanzas debe ser capaz de mantener registros y cuentas claras. La mayoría de las organizaciones tienen un tesorero que se encarga de todos los asuntos financieros; las más grandes tienen una comisión de finanzas que ayuda con la gestión financiera. Usted deberá llevar una contabilidad que muestre las transacciones diarias, así como un panorama general del funcionamiento financiero de la organización. Las cuentas deben mostrar los ingresos y los gastos y realizar un seguimiento de los activos y pasivos.
Como se trata de un área importante de las operaciones de su organización, puede buscar ayuda para establecer un sistema de contabilidad financiera para la organización. Existen asimismo varios programas informáticos de contabilidad destinados a las organizaciones pequeñas, que simplifican considerablemente la gestión de los registros financieros.
El comité ejecutivo de una organización también puede establecer los límites de gastos que pueden ser realizados por personas autorizadas, de modo que la aprobación del comité ejecutivo sea necesaria para autorizar los gastos más allá de estos límites. También, para asegurar un control adicional, es una buena práctica exigir la firma conjunta de dos miembros directivos para todos los pagos. Finalmente, deberá tener a disposición un experto contable para verificar y examinar sus registros.
Fondo para gastos menores( caja chica)
La mayoría de las organizaciones necesitan dinero en efectivo en un momento u otro. El control del dinero en efectivo es una cuestión vital y deberá disponer de procedimientos claros para la obtención y la contabilidad de este dinero. Para contabilizar el efectivo actual de la organización, se abre una cuenta aparte para gastos menores. Deberá registrar los gastos cuidadosamente en un registro de caja y conservar todos los recibos correspondientes. El dinero para gastos menores debe guardarse en un lugar seguro. Además, se deben llevar a cabo controles periódicos del saldo de caja.
Cuentas de cierre
Los dos principales documentos que deben presentarse a los miembros de la organización son el balance y el estado de ingresos y gastos( o el estado de pérdidas y ganancias). Además, se pueden exigir otros documentos de acuerdo con las leyes específicas de cada país. Estos documentos darán a los miembros una idea de la estabilidad financiera de la organización y, como se ha indicado anteriormente, son herramientas para el control financiero.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA 235