Procedimiento por medio del cual se le asigna un numero consecutivo a alguna comunicación
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas , dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío , con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley .
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica .
Acción y efecto de obtener , por medio de los instrumentos de consulta , los documentos requeridos .
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas , registrando datos como : nombre de la persona y / o entidad remitente o destinataria , nombre o código de la dependencia competente , número de radicación , nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta ( si lo amerita ), entre otros .
Instrumento que controla el ingreso a un archivo , siguiendo el orden cronológico de entrada , de documentos provenientes de dependencias , instituciones o personas naturales .
Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad .
Conjunto de técnicas , como la fotografía , el fotocopiado , la microfilmación y la digitalización , que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel .
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central , tal como se consigna en la tabla de retención documental .
En la estructura archivística , unidad administrativa productora de documentos .