MANUAL ARCHIVISTICA MANUAL DE ARCHIVISTICA 1AD (1)M2 | Page 11

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la
información.
actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
: Documento producido o recibido por una institución en
razón de su objeto social.
Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención.
Documento de uso ocasional con valores primarios.