r I, A.,""

!!!!!!!!

CO _ II " CHtACIOM i: üTOoi1iMi

"' IO _ U •• 1I11 ••• LD. s..~_,¡~

Código:

MA-16A-01

SUBPROCESO TALENTO HUMANO Versión: 9 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Página: 99 de 101

3.5.6. De La Secretaria Ejecutiva

Nivel:

Asistencial Denominación: Secretaria Ejecutiva

Código: 4210 Grado: 20 No. de cargos: 10 Dependencia:

Planta Global Cargo del Superior Inmediato: Líder según el mapa de procesos

11. PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar las actividades secretaria les que sirven de apoyo a las dependencias, a fin de contribuir al buen funcionamiento de la entidad y a la eficiencia de los procesos, asegurando la construcción de memoria institucional, la presentación de informes en tiempo real y el control documental, de conformidad con el mapa de procesos determinado en el marco del Sistema Integrado de Gestión y al Acuerdo 005 de 2013 que adopta en la Corporación El Buen

Gobierno para la Gestión Ambiental e implementa las Políticas de Desarrollo Administrativo.

N ° 111 DESCRIPCiÓN. DE FUNCIONES ESENCIALES

1.

Adelantar las actividades relacionadas con el manejo de la Gestión Documental que le sean asignadas, garantizando el flujo normal de la documentación para incrementar la eficiencia de los procesos institucionales, dando aplicación a lo definido en la Ley General de Archivo y responder por el archivo de gestión que le corresponda, además la función de notificación de los actos administrativos de la Corporación.

2. Atender y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente, suministrando la

información, documentos o elementos que le sean solicitados, a fin de garantizar una buena atención y contribuir a la satisfacción del usuario y a la mejora continua de la imagen institucional.

3.

Apoyar, de acuerdo con instrucciones, las reuniones y evento de carácter institucional que le sean requeridos, disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos necesarios para la celebración de dichos eventos, suministrando el apoyo logístico para su realización.

4.

Adelantar las labores propias de la recepción, cuando le sean asignadas, en especial lo que tiene que ver con atención y servicio al cliente, personal y telefónicamente, suministrando la información y orientación que requieren los usuarios para facilitar el

desarrollo de sus actividades y o solicitudes que demandan de la Corporación; al igual I que registrar la correspondencia o solicitudes que ingresen a la institución.

5. Llevar el registro de atención de los usuarios y presentar los informes requeridos y

presentar estadísticas relacionadas con el flujo de solicitudes hacia las diferentes dependencias.

1.

2.

IV. CONTRIBUCIONES

INDIVIDUALES

Adelantadas eficientemente las actividades asignadas para el manejo de la Gestión

Documental, contribuyendo al flujo normal de la documentación e incrementando la eficiencia de los procesos institucionales.

Brindada adecuada atención y satisfacción de los usuarios, contribuyendo a mejorar la imagen institucional.

I Eficientemente apoyada la realización de eventos de carácter institucional.

4.

Suministro oportuno y adecuado de la información y orientación que requieren los usuarios personal y telefónicamente, al ejercer las funciones asignadas para la atención y servicio al cliente, facilitando y contribuyendo a la satisfacción del cliente de los servicios que demanda de la Corporación.

5.

11:~ istro de atención a usuarios y presentación de los informes requeridos, con tadísticas relacionadas con el flujo de solicitudes hacia las diferentes dependencias.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Sistemas de gestión documental

Técnicas de archivo " 2.