Asiakaskunta vastaanotolla on hyvin moninainen ja potilaan lisäksi asiakkaana voi olla myös läheinen. Yhtenä isoimpana potilasryhmänä kuntoutussuunnittelijat nimeävät sepelvaltimotautia sairastavat. Myös sydämen vajaatoiminnasta kärsiviä tulee vastaanotolle paljon. Sydänleikkauspotilaita, synnynnäisiä ja harvinaissairauksia sairastavia on jonkin verran. Potilaiden ikä painottuu 50–70-vuotiaisiin ja siitä ylöspäin. Nuorimmat asiakkaat ovat noin 17-vuotiaita, mutta he ovat yksittäistapauksia, sitä nuoremmat hoidetaan Taysin lasten sydänpoliklinikalla. 20–30-vuotiaita on jo määrällisesti enemmän, sepelvaltimotautidiagnoosin voi saada jopa 30-vuotiaana. Potilaat jakautuvat melko tasaisesti työikäisten ja eläkeläisten kesken. Toisinaan he ovat myös monisairaita. Tyypillisimpiä muita sairauksia ovat tyypin 2 diabetes, uniapnea ja verenpainetauti.
Tyypillisiä palveluita joihin Sydänsairaalan potilaat ohjautuvat ovat Kelan sydänkuntoutuskurssit ja Sydänliiton kuntoutumista tukevat kurssit. Lisäksi Sydänsairaala ja Sydänliiton Sydän-Suomen alue ry järjestävät yhteistyössä sopeutumisvalmennuskursseja Pirkanmaan alueen potilaille. Osa osallistuu myös Kelan moniammatilliseen yksilökuntoutukseen, muihin sairausryhmäkohtaisille kursseille tai omaishoidon kursseille.
Kuntoutussuunnittelijat tulevat mukaan potilaan hoitopolulle eri aikoihin, mutta akuuttityössä he eivät toimi. Prosessi lähtee käyntiin osastolta, josta potilas ohjataan kuntoutussuunnittelijalle. Esimerkiksi sydäninfarktien kohdalla ensimmäinen kontakti potilaaseen on tyypillisesti noin kuukauden päästä tapahtuneesta. Leikkauspotilailla on kolmen viikon päästä leikkauksesta sairaanhoitajan ohjauskäynti, josta heidät voidaan ohjata kuntoutussuunnittelijan vastaanotolle, ensikontakti tapahtuu usein noin 2–3 kuukauden päästä. Alkuvaiheen kuntoutumisen ohjeet potilaat saavat osastolta esimerkiksi fysioterapeutilta. Sydänsairaala Novassa ja Hämeenlinnassa hoidettujen sydänpotilaiden prosessi käynnistyy, kun sähköinen hoitopalaute on saatu. Potilas voi hakeutua kuntoutussuunnittelijan vastaanotolle tarpeen mukaan myöhemminkin, esimerkiksi jos omahoito ei ole onnistunut. Joskus potilaat ovat yhteydessä pitkänkin ajan kuluttua. Ideaalitilanne olisi kuitenkin kontaktoida asiakas mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.