Les fiches « séjour de vacances » d ’ Izeedor www . izeedor . fr / sejour-colo-vacances /
Si le séjour se déroule en partie ou en totalité à l ’ étranger , deux réunions , dont l ’ une plusieurs mois avant le départ , peuvent être nécessaires . Elles permettent d ’ informer les parents quant aux formalités administratives – carte d ’ identité , passeport , visa , vaccins , etc … – indispensables , puis de vérifier que chaque mineur disposera bien le jour J des papiers et autorisations nécessaires . Faire établir un passeport ou obtenir un visa peut , selon la nationalité et la situation personnelle de chaque enfant , nécessiter de longues semaines , voire mois .
3 – Les principaux points à aborder durant la réunion parents .
La réunion d ’ information est l ’ occasion de donner aux parents une information complète et précise concernant le séjour . N ’ importe quel parent est inquiet s ’ il ignore où est son enfant , ce qu ’ il fait , avec qui , et s ’ il est totalement en sécurité . Répondre – devant eux et non par l ’ intermédiaire d ’ une lettre ou d ’ une brochure – à leurs légitimes questions et attentes , est la meilleure façon de rassurer les parents et d ’ instaurer la confiance .
Voici une liste des points que vous pouvez aborder . Cette liste , non exhaustive , est à adapter à la nature de votre projet : colo d ’ enfants ou d ’ ados , hébergement en dur ou sous tente , camp de jeunes , minicamp , voyage sportif , séjour fixe ou itinérant , en France ou à l ’ étranger , etc .
a – L ’ organisateur , son projet , ses responsables :
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• présentation de l ’ association , du club , de l ’ organisme ou de la société organisatrice ,… ; historique du projet de séjour et motivations ; présentation du projet éducatif , et de ses lignes directrices ; présentation des responsables et de leurs rôles respectifs durant le séjour : directeur , animateur , assistant sanitaire , personnel d ’ accueil ,…
Même si le séjour est organisé par une association , un club ou un organisme que tous les parents connaissent , consacrer quelques minutes à ces rappels leur permet de disposer tous d ’ un même niveau d ’ information .
b – Le départ , les transports et les formalités administratives :
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• date , heure et lieu du rendez-vous au départ et au retour ; moyen ( s ) s de transport utilisé ( s ) ; temps de transport ; pause déjeuner ou pique-nique ( pique-nique à emporter si besoin ) ; prise en charge des bagages ; encadrement durant le voyage ; etc .
Si le trajet s ’ effectue en car , demandez aux parents dont les enfants sont sensibles au mal des transports de prévoir de la cocculine ou un autre anti-nauséeux . Indiquez l ’ heure du rendez-vous , en prévoyant une marge de sécurité , et non l ’ heure du départ du car ou du train . Vous éviterez ainsi de voir des parents – et enfants – arriver à la dernière seconde mais persuadés d ’ être largement en avance . Enfin , pour éviter d ’ accentuer le stress du départ , fixez un point de rendez-vous précis , facile à trouver et si possible connu de tous .