Les fiches « séjour de vacances » d’ Izeedor www. izeedor. fr / sejour-colo-vacances /
Si le séjour se déroule en partie ou en totalité à l’ étranger, deux réunions, dont l’ une plusieurs mois avant le départ, peuvent être nécessaires. Elles permettent d’ informer les parents quant aux formalités administratives – carte d’ identité, passeport, visa, vaccins, etc … – indispensables, puis de vérifier que chaque mineur disposera bien le jour J des papiers et autorisations nécessaires. Faire établir un passeport ou obtenir un visa peut, selon la nationalité et la situation personnelle de chaque enfant, nécessiter de longues semaines, voire mois.
3 – Les principaux points à aborder durant la réunion parents.
La réunion d’ information est l’ occasion de donner aux parents une information complète et précise concernant le séjour. N’ importe quel parent est inquiet s’ il ignore où est son enfant, ce qu’ il fait, avec qui, et s’ il est totalement en sécurité. Répondre – devant eux et non par l’ intermédiaire d’ une lettre ou d’ une brochure – à leurs légitimes questions et attentes, est la meilleure façon de rassurer les parents et d’ instaurer la confiance.
Voici une liste des points que vous pouvez aborder. Cette liste, non exhaustive, est à adapter à la nature de votre projet: colo d’ enfants ou d’ ados, hébergement en dur ou sous tente, camp de jeunes, minicamp, voyage sportif, séjour fixe ou itinérant, en France ou à l’ étranger, etc.
a – L’ organisateur, son projet, ses responsables:
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• présentation de l’ association, du club, de l’ organisme ou de la société organisatrice,…; historique du projet de séjour et motivations; présentation du projet éducatif, et de ses lignes directrices; présentation des responsables et de leurs rôles respectifs durant le séjour: directeur, animateur, assistant sanitaire, personnel d’ accueil,…
Même si le séjour est organisé par une association, un club ou un organisme que tous les parents connaissent, consacrer quelques minutes à ces rappels leur permet de disposer tous d’ un même niveau d’ information.
b – Le départ, les transports et les formalités administratives:
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• date, heure et lieu du rendez-vous au départ et au retour; moyen( s) s de transport utilisé( s); temps de transport; pause déjeuner ou pique-nique( pique-nique à emporter si besoin); prise en charge des bagages; encadrement durant le voyage; etc.
Si le trajet s’ effectue en car, demandez aux parents dont les enfants sont sensibles au mal des transports de prévoir de la cocculine ou un autre anti-nauséeux. Indiquez l’ heure du rendez-vous, en prévoyant une marge de sécurité, et non l’ heure du départ du car ou du train. Vous éviterez ainsi de voir des parents – et enfants – arriver à la dernière seconde mais persuadés d’ être largement en avance. Enfin, pour éviter d’ accentuer le stress du départ, fixez un point de rendez-vous précis, facile à trouver et si possible connu de tous.