|
ihtimali vardır. Bu nedenle her ihbar iddiasını doğru kabul edip soruşturma açmak hem çalışanlarda memnuniyetsizliğe ve güvensizliğe yol açacaktır hem de soruşturma sürecinin güvenilirliğine de zarar verecektir. Yazılı onay alındıktan sonra artık iç soruşturma süreci resmen başlamıştır.
DELİL TOPLAMA & İNCELEME EVRESİ Soruşturmacı onay aldıktan sonra ilgili ve yetkili organlar adına şirketin bütün kaynaklarında( fiziksel ve dijital ortamlar) inceleme yapıp delil toplayabilir. Ama bu süreci şirket politikalarına ve yasalara uygun olarak yapmaya dikkat etmek zorundadır. İhtiyaç duyduğu belge ve bilgileri ilgili bölümlerden talep ederler ve bölümler de soruşturma kapsamında bu belge ve bilgileri vermek zorundadır. Soruşturmacı bu evrede gerek duyması halinde dışarıdan veya içeriden bilirkişi ve uzmanların desteğine de başvurabilir. Örneğin şirkete ait bir bilgisayarda soruşturmanın konusuyla ilgili silinmiş verileri geri getirebilmek için adli bilişim uzmanlarından destek alabilir. Toplanan delillerin gizliliği sağlanmış ortamlarda muhafaza edilmesi son derece kritiktir çünkü delil zincirinin ne niyetle olursa olsun kırılması soruşturmanın güvenilirliğine gölge düşürebilir. Soruşturmacının tarafsızlığı gereği, iddiaları doğrulayan ya da yalanlayan her iki yöndeki delillerin toplanması ve değerlendirme sırasında dikkate alınması gerekir. Aksi takdirde tek taraflı yaklaşım soruşturmacının varsayımlarla hareket etmesine neden olacak ve tarafsızlık ilkesine gölge düşmüş olacaktır. İddiaları destekleyen ve / veya desteklemeyen direkt ve dolaylı deliller toplanır. Toplanan deliller soruşturmacı tarafından değerlendirilir ve gerekli analizler yapılır. Artık bir sonraki aşamaya, yani bilgisi olduğu düşünülen çalışanlar ve şüpheli durumundaki çalışan( lar) la görüşmelere geçme vakti gelmiştir.
GÖRÜŞME EVRESİ Çalışanlarla yapılan görüşmeler genel olarak ikiye ayrılır: Mülakat ve Sorgu. İç soruşturmanın en hassas ve titizlikle yapılması gereken evresidir. Burada terimlerin doğru kullanılması ve ortak bir dilde hareket etmek adına kısaca bazı tanımları yapmak istiyorum. Mülakat: İç soruşturmalar sırasında konu ile ilgili bilgi toplamak amacıyla bilgi sahibi olduğu değerlendirilen kişilerle yapılan yüz yüze ve / veya çeşitli iletişim yollarıyla yapılan görüşmedir.
|
SORUŞTURMACININ TARAFSIZLIĞI GEREĞI, IDDIALARI DOĞRULAYAN YA DA YALANLAYAN HER IKI YÖNDEKI DELILLERIN TOPLANMASI VE DEĞERLENDIRME SIRASINDA DIKKATE ALINMASI GEREKIR. AKSI TAKDIRDE TEK TARAFLI YAKLAŞIM SORUŞTURMACININ VARSAYIMLARLA HAREKET ETMESINE NEDEN OLACAK VE TARAFSIZLIK ILKESINE GÖLGE DÜŞMÜŞ OLACAKTIR. |
Sorgu: Soruşturulan konuyla ilgili olarak şüpheli olduğu değerlendirilen çalışan( lar) la, gerekli bilgilerin, savunmanın ve itirafın alınması amacıyla yapılan yüz yüze görüşmedir. Soruşturmacı toplanan delillerin ve bilgilerin ışığı altında öncelikle direkt ya da dolaylı tanık durumundaki çalışanlarla mülakatlar yapar. Burada amaç yeni bilgilerin elde edilmesi olabileceği gibi toplanmış delillerin teyidi de olabilir. Görüşmelerin en son aşaması şüpheli durumundaki çalışan( lar) dan, yapılan görüşmeler ve iddialar ile ilgili savunma almaktır. Amaç toplanan tüm deliller ve bilgiler kapsamında söz konusu suiistimal ile ilgili itirafını almaktır. Buradaki en hassas konu şüpheli durumundaki çalışanın kişilik haklarına, şirketin politika ve prosedürleri ile yasalara uygun bir görüşme olmasıdır. Şüpheli ifade verip vermemekte serbesttir ve istediği zaman sorulara cevap vermekten vazgeçme hakkı olduğunu bilmelidir. İK yetkilisinin gözetiminde, rızası olmak kaydıyla yazılı, sözlü ve / veya isteği doğrultusunda da ses / video kayıtlı olarak savunması alınabilir. Verdiği yazılı savunma ve / veya kayıtların bir kopyası tutanakla kendisine de verilmelidir.
RAPORLAMA EVRESİ Deliller toplanmış, direkt ya da dolaylı bilgisi olan kişilerin bilgilerine başvurulmuş, sonuçta da şüpheli durumundaki çalışan( lar) ın savunması alınmıştır. Artık bütün toplanan bilgilerin ve görüşlerin ışığı altında bir soruşturma raporu hazırlanması gerekir. Soruşturmacı bu evrede 5N 1K kuralının net olarak cevaplandığı, kronolojik bilgilerin de yer aldığı sade, anlaşılır bir rapor hazırlar. İçinde kendi kişisel görüşlerini yansıtan veya taraflı bir yaklaşım olduğunu gösteren herhangi bir ifade olmamasına dikkat etmelidir. Hazırladığı raporu sadece şirket politikalarında ve yönetmeliklerinde belirtilen yetkili organ ve kurullara( Disiplin Kurulu, Etik Kurul vb.) gönderir. Bunun dışında kimse ile paylaşmaz ve gizlilik kuralları çerçevesinde muhafaza edilmesini sağlar. Dört evreden oluşan bu sürecin her evresi aynı öneme sahiptir ve bir tanesinin eksik veya hatalı olması hem kurumu hem de ilgili çalışanları zor durumda bırakabilir. Ve hatta, kanser hücrelerini teşhis edip yok etmeyi amaçlarken, yapılan yanlış ve eksik yöntemlerle bir anda bu kanser hücrelerinin metastaz yapmasını dahi tetikleyebilir. Bunun da bir organizma için ne anlama geldiğini hepimiz çok biliyoruz.
|
21 |