DOSYA / İç Soruşturmalar |
|||
10 |
uzmanların, iddianın gerçekliğine ilişkin ön çalışma yaparak( veri analizi veya background check gibi) muhtemel iç soruşturma için yeterli gerekçelerin olup olmadığına dair bir değerlendirme yapması uygun olacaktır. Bu ön çalışmanın da ilgili çalışanların kişisel haklarının zedelenme ihtimaline karşı titizlikle yapılması gerekir. İç soruşturmalarda kişisel hakların korunması kritik bir öneme sahiptir. Bu nedenle yeterli ve makul gerekçe ortaya konmadan iç soruşturma başlatılmamalıdır.
KRİZ OLMADAN KRİZ PLANININ HAZIRLANMASI: YAPILANDIRILMIŞ BİR İÇ SORUŞTURMA SÜRECİ Kriz gerçekleşmeden önce iç soruşturmaya ilişkin plan ve sürecin yapılandırılması kritik bir öneme sahiptir. Bunun önemli olmasının sebebi; örneğin şirketin parasının bir çalışan tarafından bankadan çalındığı bir durumda, artık suiistimal eylemi gerçekleşmiştir veya gerçekleşiyordur. Bu noktada şirketten beklenen, yönetiminin harekete geçmesidir. Acele ile verilen kararlar genelde kötü kararlardır. Dolayısıyla, harekete geçmeden önce soruşturmayı yapacak olan takımın toplanıp, soruşturmada izlenecek yönteme ilişkin planı oluşturması beklenir. Bu aşamada ihtiyaç duyulan, basit bir eylem planının oluşturulması ve süreç ilerleyip ve daha fazla bilgiye sahip oldukça bu planın güncellenmesidir. Planın, soruşturma kapsamının ve türünün, soruşturulan konuya bağlı olarak değişebileceği düşüncesi ile hazırlanması daha uygun olacaktır. Böyle bir planda olması gereken temel unsurlar aşağıdaki gibidir: n Soruşturmanın lideri kim olacak? İnsan kaynakları direktörü, hukuk müşaviri gibi. n Dışardan uzman kullanacak mı? Eğer kullanacak ise güvenilebilecek uzmanların listesi kriz gerçekleşmeden hazırlanmalıdır. Bu listeye, dışardan avukat, adli muhasebeci, bilgisayar forensic uzmanı, sektör uzmanı gibi uzmanlar eklenir. Bu çalışma gerçek kriz çıktığında şirket yönetimini çok önemli bir kargaşadan kurtarır. n Soruşturma ekibinde kim olacak? Bu ekip insan kaynaklarından, bilgi işlemden, hukuk bölümünden, mali işlerden ve operasyondan yöneticileri içerebilir. Soruşturma takımının soruşturma yapılmadan önce belirlenmesi kriz anında zaman kazandırır.
|
MAKUL, PROFESYONEL EĞİTİM ALMIŞ VE İHTİYATLI BİR KİŞİ, ELDEKİ TÜM VERİLER İLE, UYGUN OLMAYAN BİR DAVRANIŞA İLİŞKİN İDDİANIN GERÇEK OLABİLECEĞİ İLE İLGİLİ YETERLİ BİR HÜKÜM ORTAYA KOYMADAN, İÇ SORUŞTURMA YAPILMAMALIDIR. |
n Bilgi işlem sistemi ve verinin nasıl saklandığı ile bu verilerin korunmasına ilişkin politikalar anlaşılmalıdır. n Şirket çalışanlarının telefonlarının ve e-postalarının gözetimine ilişkin politikalar incelenmeli ve güncellenmelidir. Şirket yönetimi, çalışanların bu politikaları anladığından ve imzaladığından emin olmalıdır.
NASIL BİR İÇ SORUŞTURMA? Soruşturma yapmaya karar verildikten sonra süreç başlar. Soruşturmanın metodolojik ve yapılandırılmış bir şekilde yapılması kritik öneme sahiptir. Şirketlerin kurumsal değerleri ve itibarı ancak soruşturmaların hassas ve doğru şekilde yapılması ile korunabilir. İç soruşturma kapsamındaki konuların genelde rutin olamayan konular olması, bu süreci doğal olarak zorlaştırmaktadır. Soruşturmalar maliyetli, zaman alıcı, şirket içi tahribat yaratabilecek bir süreç olabileceği gibi, eğer gizlilik ve titizlik içinde iyi yönetilmez ise beklenmeyen karmaşıklığa ve hukuki problemlere ve hatta çalışan memnuniyetsizliğine neden olabilecek bir potansiyele sahiptir. İç soruşturma sürecinin yürütülmesi, soruşturmaya neden olan uyumsuzluk iddiası ve taraflarına bağlı olarak farklı özellikler gösterebilir. Soruşturmanın yapılma nedeninden ve içerdiği farklı özelliklerden bağımsız olarak, bir soruşturmanın etkinliği ve güvenilirliği o soruşturmanın zamanlı, doğru, adil, tarafsız ve titizlikle yapılmasına bağlıdır. İç soruşturmaların ana amacı uyum dışı davranışa ilişkin iddianın gerçek olup olmadığının ortaya çıkarılmasıdır. Ancak iyi bir soruşturma bu amacı gerçekleştirirken masum çalışanı ile ilişkisini bozmamalı veya herhangi bir çalışanın itibarını gereksiz yere zedelememelidir. İç soruşturmalara bu geniş çerçeveden bakmak, iyi planlamayı, tutarlılığı, analitik yaklaşımı, duyarlılığı ve sürecin tüm evrelerinin hukuka uygun bir şekilde yürütülmesini gerekli kılar. İç soruşturmalar genellikle yazılı ve kaydedilmiş kanıtların toplanmasını ve incelenmesini, şüpheli çalışanların ve görgü tanıklarının sorgulanmasını ve bilgisayarlar ile ve bilgisayar ağlarının incelenmesini içerir. Süreç ayrıca şirket yöneticileri, insan kaynakları uzmanları ve hukuk müşavirleri ile de görüşmeleri gerekli kılabilir. Süreçte rol alacak kişiler ile alınacak aksiyonlar, sadece eldeki özel durum tarafından gerekli görüldüğü ölçüde belirlenir.
|